autorzy:
mgr farm. Małgorzata Obeid
dr n. farm. Nicolas Obeid
Pharmacon Pharmaceutical Consulting
Remanent ma na celu porównanie ilości towarów rzeczywiście obecnej w aptece z ilością towaru wynikającą z faktur (dostawy). Ilości te powinny być zgodne. Niestety często pojawiają się różnice zwane w tym przypadku różnicami remanentowymi. Ich przyczyny wynikają na ogół z czynnika ludzkiego – niezamierzonych pomyłek we wprowadzaniu towaru lub w czasie jego sprzedaży. Braki produktów mogą także być efektem kradzieży, szczególnie w aptekach, które zrezygnowały z szyb oddzielających pierwszy stół od pacjentów lub wprowadziły częściową samoobsługę. Marginalnie zdarzają się zawłaszczenia popełniane przez personel. Remanent przeprowadzany jest ustawowo raz w roku (najczęściej pod koniec roku kalendarzowego) oraz na dzień rozpoczęcia i zakończenia działalności firmy lub przy zmianie wspólnika bądź zmianie procentowych udziałów wspólników w firmie. Sprawdzenie stanu magazynowego apteki powinno towarzyszyć zmianie kierownika apteki lub pracowników objętych odpowiedzialnością materialną. Remanent może być również częścią kontroli, którą może zarządzić właściwy dla danej apteki urząd skarbowy.
Przygotowanie do remanentu
- W celu usprawnienia przebiegu remanentu warto zawczasu odpowiednio się do niego przygotować. Przede wszystkim należy wprowadzić do systemu wszystkie zaległe faktury oraz faktury korygujące. Należy sprawdzić, czy w „kolejce” nie znajdują się żadne pozycje, które należy przywrócić na stan. Porządkujemy także preparaty wstrzymane (zdjąć ze stanu, raport załączyć do wydruku wstrzymania) i przeterminowane (zdjąć ze stanu, odłożyć do przeterminowanych, sporządzić raport).
- Z uwagi na to, że obecnie wykonuje się znacznie mniej leków recepturowych niż kiedyś, można zrobić „wstępny” remanent na recepturze. Wpisanie recepty na lek robiony do systemu zmniejsza na stanie ilość substancji potrzebnych do jej wykonania. Trzeba więc sprawdzić, czy wszystkie recepty zostały wykonane, zanim zaczniemy przeważać substancje recepturowe w celu ustalenia ich faktycznej ilości. Na wydruku stanu magazynu (receptury) nanosimy wyniki. Trzeba pamiętać, żeby nanosić na bieżąco zmiany ilości wynikające z wykonywania kolejnych recept. Jeśli zaplanujemy taki „częściowy remanent” na 1-2 dni przed zasadniczym remanentem, nie powinno być z tym problemu.
- Wstępnie możemy przygotować do zliczenia preparaty w magazynie, np. zliczając opaski, strzykawki itp. po 5-10 sztuk i spinając je gumką recepturką. Wstępne zliczenie sprawdza się także w przypadku preparatów przechowywanych w magazynie w większych ilościach – możemy dopiąć do regału lub kartonu kartkę z informacją o ilości, np. 20 opakowań preparatu X lub 3 kartony po 20 opakowań preparatu Y. Należy sprawdzić datę ważności tych preparatów.
- Jeżeli jakiś preparat jest przechowywany w magazynie i wyeksponowany za pierwszym stołem, warto złożyć go w jednym miejscu, w celu uniknięcia w czasie remanentu zliczania typu: 20 w magazynie, 3 w pierwszym okienku i 5 w gablotce – takie sytuacje sprzyjają pomyłkom/pominięciu jakiś opakowań, szczególnie w remanencie bez użycia czytników.
- Wstępnych obliczeń remanentowych można też dokonać dla preparatów wystawionych w dedykowanych gablotach czy regałach, np.: okulary, farby do włosów, konkretne serie kosmetyków – oznaczając je kartkami z ilością produktu i nanosząc na bieżąco różnice. Takie czynności również przeprowadzamy nie wcześniej niż 1-2 dni przed remanentem.
Przebieg remanentu
- W czasie przeprowadzania remanentu nie można wprowadzać faktur i prowadzić sprzedaży, dlatego konieczne jest zamknięcie apteki. Najczęściej wybieranym terminem remanentu jest sobota po zakończeniu czasu pracy. Umożliwia to minimalizację strat spowodowaną przerwą w pracy apteki. Można również skrócić czas pracy apteki w dniu remanentu, informując o tym uprzednio pacjentów.
- Pracownicy biorący udział w spisywaniu stanu powinni być personelem fachowym, znającym preparaty i ich rozmieszczenie w aptece. Przygotowuje się tzw. arkusze spisu z natury, na które nanosi się ilość preparatów spisaną z poszczególnych części apteki. W tym celu dzieli się pracowników na grupy, które spisują ilości z poszczególnych magazynów czy wydzielonych regałów. Otrzymujemy w ten sposób kilka arkuszy zawierających stan ilościowy. Trzeba je sprawdzić i zliczyć w sytuacji, gdy preparat znajduje się w różnych miejscach, np.: magazynie i za pierwszym stołem. Druga metoda polega na wydrukowaniu arkuszy z alfabetycznym spisem preparatów i przydzieleniu każdej z grup remanentowych stron wydruku z preparatami w określonym przedziale literowym, na który nanoszone są ilości. Moim zdaniem druga metoda bardziej sprzyja pomyłkom wynikającym z przeoczenia jakiegoś opakowania, ale wyklucza pomyłki przy całościowym podliczaniu stanu danego preparatu (jeśli znajduje się na kilku arkuszach spisu z natury). Stosowanie zliczania przy pomocy czytników kodów kreskowych przebiega tak, jak w pierwszej metodzie. Jest ono jednak zdecydowanie szybsze i w znaczący sposób skraca czas remanentu.
- Dobrą praktyką jest ponowne sprawdzenie ilości preparatów, w których wystąpiły różnice. Powinno się wydrukować zestawienie różnic.
- Rozbieżności w ilościach mogą dotyczyć braków lub nadwyżek opakowań. Chociaż w praktyce aptecznej braki i nadwyżki w pewien sposób się „rekompensują”, należy pamiętać, że z punktu widzenia urzędu skarbowego braki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, a nadwyżki ilości stanowią składową do wyliczenia podatku.
- W czasie remanentu należy koniecznie zadbać o przerwy (chwile regeneracji dla personelu), ponieważ zmęczenie negatywnie wpływa na wydajność i jakość pracy. Należy pamiętać, że jeżeli remanent odbywa się poza wymiarowym czasem pracy pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub odbiór godzin.
- Coraz częściej apteki decydują się na zatrudnianie zewnętrznych firm specjalizujących się w przeprowadzaniu remanentu. Firmy te wykorzystują nowoczesne technologie w celu szybkiej i efektywnej pracy. Mogą pracować także w godzinach nocnych. Gwarantuje to profesjonalną obsługę i zmniejsza koszty związane z angażowaniem personelu apteki do remanentu. Oczywiście takie rozwiązanie jest korzystne w przypadku dużych aptek i sieci. Mniejsze lub rodzinne placówki zdecydowanie poradzą sobie z remanentem w tradycyjny sposób.