Przypomnijmy sobie nastrój i emocje, jakie towarzyszyły nam w pierwszych dniach pracy w nowej aptece. „Jak będzie?” „Kogo tam spotkam?” „Czy sprostam nowym wymaganiom?” To tylko niektóre pytania towarzyszące nowicjuszom. Czy lider może zapobiec tym wątpliwościom? Czy ma wpływ na to, w jaki sposób nowy pracownik rozpocznie nową pracę? Odpowiedzią jest tzw. onboarding, czyli działania, które mają na celu wdrożenie nowego pracownika w najważniejsze zagadnienia związane z charakterem i zasadami organizacji.
Coraz częściej kierownicy aptek skupiają się na miękkich aspektach zarządzania. Widzą potencjalne korzyści z atmosfery panującej między wszystkimi pracownikami apteki. Wielu nie trzeba przekonywać, że jakość współpracy i relacji w zespole przekłada się na wyniki. Stąd też duże zapotrzebowanie, ale też spora oferta szkoleń i programów rozwojowych dla farmaceutów.
Czy jednak to wystarczy, by praca zespołu aptecznego była efektywna?
Należy zwrócić uwagę, iż potrzeby rozwojowe, o których mowa wyżej, dotyczą w większości tych, którzy już w zespole aptecznym są obecni. Mają pewne doświadczenie zarówno w pracy farmaceuty, jak i współpracy w konkretnym zespole aptecznym. Warto jednak pamiętać, że każdy kiedyś zaczynał. Wchodził do nowego miejsca pracy, w którym relacje były wypracowane, a zasady pracy i współpracy ugruntowane.
Czym jest onboarding?
W przypadku apteki to zapoznanie nowego pracownika zespołu aptecznego z zasadami panującymi w placówce, jej charakterem i specyfiką. Pozwala to na szybszą aklimatyzację, a co za tym idzie – szybsze wdrożenie się w obowiązki.
To proces przynoszący korzyść obu stronom, zarówno kierownikowi apteki, jak i nowemu pracownikowi. Pracodawca w krótszym czasie zyskuje efektywnego pracownika. Pracownik – dzięki sprzyjającym warunkom – szybciej się uczy i ma większą motywację do pracy.
Mówiąc o onboardingu należy pamiętać, że to gładkie wdrożenie nowego farmaceuty nie polega tylko na tym, że pozna topografię apteki i swoich współpracowników. Wdrożenie odbywa się tak naprawdę na kilku poziomach:
- strukturalnym – poznanie struktury apteki;
- organizacyjnym – poznanie hierarchii, sposobu pracy, zakresów obowiązków;
- proceduralnym – formalne zasady panujące w aptece;
- socjalizacyjnym – relacje, zasady nieformalne itp.
Wdrożenie na tych wszystkich obszarach będzie miało ogromne znaczenie i warto o tym pamiętać.
Powyższe elementy mogą być różne w zależności od apteki (jej wielkości, charakteru, lokalizacji itp.). Jeśli wdrożenie pracownika w podziale na powyższe obszary może stanowić kłopot, niezbędne jest przekazanie nowemu pracownikowi informacji na temat:
- strategii działania apteki i jej celów;
- struktury organizacyjnej;
- procedur i zasad;
- dokładnego zakresu obowiązków farmaceuty (lub innego pracownika zespołu aptecznego);
- systemu(-ów), programów i działania wszystkich urządzeń w aptece.
Mówiąc w skrócie, przekazujemy wiedzę na temat życia i funkcjonowania apteki.
Proces onboardingu musi być dobrze przygotowany, zaplanowany i uporządkowany. Powinien uwzględniać zarówno osoby odpowiedzialne za jego przebieg, jak i czas oraz miejsce.
Kto powinien prowadzić onboarding w aptece?
Wszystko zależy od zasobów placówki. Biorąc pod uwagę możliwości z pewnością w ten proces włączonych może być kilka osób. Przy wyborze należy kierować się doświadczeniem, znajomością danej apteki, ale również predyspozycjami. Osoba wdrażająca nowego pracownika apteki powinna mieć umiejętności i chęci dzielenia się wiedzą. Powinna ponadto być entuzjastycznie nastawiona i zmotywowana, bo będzie jedną z pierwszych poznanych osób. Dla nowego farmaceuty może być to osoba-wizytówka apteki. Nie bez znaczenia będzie również dostępność tej osoby, tak aby sprostać ustalonemu harmonogramowi onboardingu. Z pewnością ważne jest, by w proces wdrażania nowego pracownika zaangażowany był kierownik apteki – chociaż w wybrane obszary.
Podsumowując temat onboardingu w aptece i zachęcając jednocześnie do uważności w tym temacie, warto podkreślić znaczenie tego procesu oraz zalety z niego wynikające dla funkcjonowania apteki:
- dzięki onboardigowi nowi pracownicy są bardziej zmotywowani i identyfikują się z apteką;
- następuje łatwiejsze i szybsze budowanie relacji z zespołem (szybsza integracja);
- buduje się efektywniejsza współpraca z pozostałymi członkami zespołu aptecznego (znam wszystkich, wiem, „z czym do kogo”);
- panuje lepsza atmosfera w pracy;
- budowanie wizerunku profesjonalnej apteki, przyjaznego miejsca pracy.
Myślę, że po tych argumentach nie trzeba nikogo przekonywać o znaczeniu i zaletach profesjonalnego wdrażania nowych pracowników apteki.
Etapy onboardingu
- Przygotowanie stanowiska pracy
Bardzo nieprofesjonalne jest, gdy nowo zatrudniona osoba nie ma swojego stanowiska pracy, miejsca w pokoju socjalnym itp. Należy zadbać też o inne drobiazgi, jak na przykład długopis, zszywacz i inne akcesoria pomocne w pracy przy pierwszym stole.
- Wyznaczenie pracownika-opiekuna
To wskazanie osoby, która będzie wdrażała nowego farmaceutę, ale też będzie swoistym opiekunem, do którego pracownik będzie mógł zwracać się z pytaniami i wątpliwościami. To osoba, która pomoże nowemu członkowi zespołu zaaklimatyzować się i zapoznać ze współpracownikami.
- Przedstawienie planu wdrożenia
Należy zapoznać nowo przyjętą osobę z planem wdrożenia do pracy (należy pamiętać nie tylko o zaplanowaniu obszarów tematycznych, ale również określić ramy czasowe). To jest też moment, w którym możemy zapytać pracownika, czego jeszcze potrzebowałby od nas na etapie wdrożenia.
- Podsumowanie procesu onboardingu
Zweryfikuj wiedzę oraz zapytaj nowego pracownika, jak się czuje. Czy wszystko jest dla niego jasne? Jakie ma wątpliwości? Nie możemy bowiem zakładać, że proces wdrożenia był świetnie zaplanowany, dedykowaliśmy odpowiednie osoby, więc wszystko poszło bez zastrzeżeń. Każdy człowiek jest inny, zatem i odbiór wdrożenia może być nieco odmienny. Być może nasuną się za chwilę pytania, po co nam to? W aptece nie ma czasu na rozpisywanie takich procesów. Jaki to ma sens?