Procedury w aptece – co oznaczają i jak je stosować?

Procedury w aptece są zbiorem ściśle określonych działań, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania zarówno aptek szpitalnych, jak i otwartych (ogólnodostępnych). Określają m.in. sposób przyjmowania dostaw, warunki tworzenia leków recepturowych czy zasady przeprowadzania kontroli używanego w aptece sprzętu. Jakie wyróżniamy procedury apteczne? Co mają na celu? Wyjaśnimy te kwestie w poniższym artykule.

Procedury w aptece – czym są ?

Procedury apteczne są zestawem odgórnie ustalonych i kontrolowanych działań, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz odpowiedniej jakości obsługi pacjentów w aptekach^[1]. Stosuje się je zarówno w aptekach szpitalnych, jak i ogólnodostępnych i mają charakter uniwersalny niezależnie od lokalizacji apteki na terenie Polski. Procedury w aptece są konieczne, aby odpowiednio koordynować i monitorować obrót produktami medycznymi oraz udzielać pacjentom właściwej opieki farmaceutycznej.

Procedury w aptece – czego dotyczą?

Procedury w aptece dotyczą różnych obszarów funkcjonowania apteki. Ich prawidłowa praca jest niezbędna do niesienia bezpiecznej, skutecznej i profesjonalnej opieki farmaceutycznej pacjentom. Obszarami tymi są m.in. szkolenia pracowników, przyjmowanie dostaw, wprowadzanie zmian oraz przeprowadzanie kontroli jakości na terenie apteki.

Skuteczne wstrzymywanie i wycofywanie z obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych

Wstrzymywanie i wycofywanie z obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych jest procedurą apteczną, która przebiega w ściśle określony sposób. W pierwszej kolejności kierownik apteki zabezpiecza dany produkt przed dalszą dystrybucją, umieszczając go w specjalnie oznakowanym opakowaniu. Ma również obowiązek zgłosić podejrzenie niespełniania przez dany produkt norm jakościowych do Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego.

Po otrzymaniu decyzji o wstrzymaniu lub wycofaniu z obrotu produktu leczniczego kierownik apteki blokuje dany produkt w systemie aptecznym i sporządza raport magazynowy. Następnie sporządza raport o działaniach zabezpieczający i przesyła go do właściwej hurtowni farmaceutycznej. W przypadku, gdy nakaz o wstrzymaniu lub wycofaniu produktu leczniczego z obrotu wydano odgórnie, procedura jest podobna. Ważne jest odpowiednie zabezpieczenie przed dalszą sprzedażą oraz blokada w systemie aptecznym^[2].

Przyjmowanie produktów

Przyjmowanie produktów i wyrobów medycznych jest podstawową procedurą apteczną, której celem jest utrzymanie ciągłości dostaw, niezbędnych do zachowania ciągłości funkcjonowania apteki. Zgodnie z wytycznymi Naczelnej Izby Aptekarskiej po przyjeździe kierowcy z dostawą należy zweryfikować dokumentację i dokonać oględzin opakowań zewnętrznych.

W przypadku, gdy dostawa obejmuje środki odurzające, zawartość opakowań zbiorczych należy sprawdzić w obecności kierowcy. Wszelkie odchylenia należy odnotować w liście przewozowym oraz powiadomić o nich kierownika apteki. Po zaakceptowaniu dostawy należy umieścić produkty w aptece na przeznaczonych dla nich miejscach.

Kolejnym krokiem tej procedury w aptece jest przyjmowanie produktów z dostawy do systemu komputerowego. Odbywa się to na podstawie dokumentów przewozu lub zakupu. W trakcie tej czynności należy sprawdzić dostarczone produkty pod względem m.in. nazwy, dawki, numeru serii, daty ważności, ilości opakowań, a także stanu opakowań bezpośrednich i zewnętrznych. Cała dokumentacja powinna być archiwizowana i przechowywana w aptece przez co najmniej 6 lat, a w przypadku wyrobów medycznych przez okres 10 lat.

Szkolenie pracowników

Wszyscy pracownicy apteki powinni zostać odpowiednio przeszkoleni w zakresie procedur, obsługi systemu komputerowego, a także z wymogów prawnych związanych z obrotem i przechowywaniem produktów medycznych. Ta procedura apteczna może być przeprowadzona zarówno w miejscu pracy, jak i trybem online lub przy pomocy innej formy dydaktycznej. Szkolenie powinno być przeprowadzone przez kierownika apteki lub osobę wyznaczoną przez niego, która posiada odpowiednie kompetencje^[3].

Kontrola zmian

Procedura kontroli zmian ma na celu doskonalenie usług świadczonych przez aptekę, poprawę jakości obsługi pacjentów oraz zapewnienie najwyższej jakości całego asortymentu aptecznego. Aby wprowadzić zmianę, w pierwszej kolejności należy złożyć wniosek o zmianę do kierownika apteki. On go analizuje, a następnie akceptuje bądź odrzuca. W przypadku akceptacji tworzy się dokładny harmonogram działań, mający na celu wdrożenie proponowanej zmiany^[4].

Przeprowadzanie kontroli wewnętrznych

Przeprowadzanie kontroli wewnętrznych jest procedurą obowiązującą w aptece, której celem jest utrzymanie wysokiej jakości usług dzięki wyłapywaniu i wskazywaniu obszarów, w których można by wprowadzić zmiany. Za przygotowanie kontroli odpowiada kierownik apteki, powinna być ona przeprowadzana przynajmniej raz w roku kalendarzowym. Konieczne jest spisanie raportu z kontroli, zaleca się również omówienie jej wyników na spotkaniach^[5].

Nadzór nad aparaturą pomiarową

Nadzór nad aparaturą pomiarową pozwala utrzymanie w dobrej kondycji sprzętu aptecznego oraz pomieszczeń, w których się one znajdują. Ta procedura w aptece polega na okresowej ocenie stanu pomieszczeń aptecznych oraz urządzeń w nich się znajdujących pod względem m.in. sprawności ich działania czy czystości. Powinna być ona przeprowadzana zgodnie z zaleceniami producenta lub raz do roku^[6].

Sporządzanie leków recepturowych i leków aptecznych

Odrębne procedury apteczne obejmują również tworzenie leków recepturowych oraz leków aptecznych. Określają one sposób wykonania danej postaci leku, jego oznakowanie, podanie okresu przydatności do użycia oraz warunki przechowywania. Wskazują również, jakie warunki powinna spełniać apteka, aby mogły być w niej tworzone leki recepturowe^[7]. 

Procedury w aptece otwartej – na czym polegają?

Procedury w aptece otwartej polegają na okresowym przeprowadzaniu kontroli funkcjonowania obszarów, które są niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego wydawania produktów medycznych pacjentom. Wymienia się tutaj przede wszystkim szkolenia pracowników, przyjmowanie dostaw, kontrole używanego w aptece sprzętu oraz wprowadzanie zmian w działalności apteki. 

Procedury w aptece szpitalnej – co obejmują?

Procedury w aptece szpitalnej nie różnią się praktycznie od procedur obejmujących apteki otwarte. W placówkach przyszpitalnych również konieczne są cykliczne kontrole jakości sprzętu, podnoszenie kompetencji pracowników przez szkolenia oraz przyjmowanie dostaw.

Autor: Karolina Tarnas

Konsultacja merytoryczna: lek. Bartłomiej Śmieszniak