autor: mgr farm. Maciej Karbowiak
prezes firmy doradczej „New Concept”, specjalista w zakresie zarządzania i trade marketingu na rynku farmaceutycznym
Niestety wielu farmaceutów pomimo dostrzegania zachodzących zmian nie jest świadoma zmieniających się obowiązków, a co za tym idzie i odpowiedzialności osobistej względem pacjentów, personelu czy chociażby właściciela apteki. Często zapominamy o tym, że do pełnienia funkcji kierownika apteki potrzebne są nie tylko kompetencje merytoryczne czy relacyjne, ale także odpowiednie predyspozycje, by rzeczywiście kierować, a nie być kierowanymi. Kierowanie w tym przypadku oznacza nie tylko podejmowanie decyzji, ale i odpowiedzialność, z której to odpowiedzialności powinniśmy zdawać sobie sprawę.
O tym, że zarządzanie apteką nie jest sprawą łatwą, nikogo nie trzeba przekonywać. Z jednej strony presja pracodawcy, z drugiej personelu i pacjentów oraz wymogi ustawowe. Kierownik apteki to osoba, która musi wykazać się wieloma umiejętnościami – znajomością stale zmieniającego się prawa, ekonomii, marketingu, a nawet psychologii. To on jest na pierwszej „linii frontu” jako osoba podejmująca wiążące decyzje i rozstrzygającą w aptece wszelkie wątpliwości natury merytorycznej, które pojawiają się w kontekście różnych interpretacji przepisów. Każda decyzja jest obarczona ryzykiem, dlatego na barkach kierownika spoczywa ogromna odpowiedzialność.
Musimy wypełniać zadania ustawowe i jednocześnie dbać o rentowność placówki, by zapewnić zysk właścicielowi. Fakt posiadania odpowiednich kompetencji i predyspozycji stanowi też o tym, czy zgadzamy się na to, abyśmy to my podejmowali decyzje i brali za nie świadomą i pełną odpowiedzialność, czy podejmiemy ryzyko „firmowania” decyzji innych, co jednak nie zwalnia nas chociażby z odpowiedzialności ustawowej, nie wspominając o moralnej.
Przypomnijmy i rozważmy, jak wyglądają kwestie związane z odpowiedzialnością osobistą kierownika apteki. Zgodnie z prawem farmaceutycznym, kierownik apteki jest osobą odpowiedzialną za jej prowadzenie.
Jak już wspomniałem, odpowiedzialność ta wynika zarówno z pobudek formalnych (ustawowych) jak i nieformalnych (np. moralnych czy etycznych, chociaż i tutaj jako jeden z zawodów tzw. zaufania publicznego doczekaliśmy się regulacji zwanej zasadami etyki i deontologii zawodowej farmaceuty). Podejmując się pełnienia funkcji kierownika musimy pamiętać, że poddajemy się pewnym rygorom i jednocześnie stajemy na ich straży. Bycie kierownikiem to zobowiązanie się do sumiennego i starannego wykonywania swoich obowiązków zgodnie z obowiązującymi przepisami, a szczególnie:
Dla pracodawcy coraz istotniejsze są kompetencje managerskie osoby pełniącej funkcję kierownika, a nie tylko tytularne. Niestety do tej pory wśród niektórych farmaceutów pokutuje pogląd, że kierownik apteki to nie kierownik jednostki gospodarczo-organizacyjnej, a jedynie funkcja związana z merytorycznymi wymogami ustawowymi. W ten sposób sami stawiamy się na przegranej pozycji, gdyż nie mając wpływu na funkcjonowanie apteki i tak ponosimy pełną odpowiedzialność za nią. W niektórych aptekach można też zaobserwować wyraźny konflikt interesów między kierownikiem a właścicielem. Podczas gdy ten pierwszy koncentruje się na wypełnianiu wymogów merytorycznych i ustawowych dotyczących pracy apteki, ten drugi, jako przedsiębiorca oczekuje przede wszystkim wyników finansowych. Konflikty te mogą pojawiać się m.in. w kwestiach dotyczących reklamy i promocji apteki, sposobu realizowania recept oraz polityki kadrowej.
Co do polityki kadrowej, istotną kwestią jest umiejętność budowania przez kierownika z jednej strony autorytetu, z drugiej zaś wzajemnego szacunku personelu. Kierownik powinien być osobą konsolidującą zespół, umiejącą wpływać na relacje, często mentorem i nauczycielem – szczególnie dla młodego personelu. Jednocześnie należy pamiętać, że kierownik nie będący właścicielem apteki, jak każdy inny jej pracownik odpowiada za jakość wykonywanej pracy również przed swoim pracodawcą. Zakres tej odpowiedzialności regulują przepisy Kodeksu Pracy (w przypadku osób zatrudnionych na umowy o pracę) jak i Kodeksu Cywilnego (pod który podlegają inne, często już dzisiaj spotykane „formy zatrudnienia”). Sytuacje te dotyczą też odpowiedzialności finansowej za nieuzasadnione szkody poniesione przez właściciela apteki, a wynikające z nieprawidłowego wypełniania obowiązków przez kierownika w związku z pełnioną funkcją i jej umocowaniem ustawodawczym. Zgodnie z Kodeksem Pracy i Kodeksem Cywilnym kierownik może odpowiadać przed pracodawcą za nieuzasadnione straty finansowe.
Innym ważnym elementem odpowiedzialności jest odpowiedzialność przed organami administracji państwowej i samorządowej. Apteki są ważnym elementem systemu opieki zdrowotnej i muszą funkcjonować zgodnie z przyjętymi przepisami, normami i procedurami, aby zapewnić najwyższą jakość i bezpieczeństwo świadczonych usług swoim pacjentom. To właśnie kierownik odpowiada za spełnianie tych wszystkich warunków. Wszelkie niedociągnięcia rzutujące na pracę apteki są monitorowane przez Inspektora Farmaceutycznego. Co więcej szerokie uprawnienia przyznane NFZ dają mu możliwość przekazywania informacji o nieprawidłowościach uzyskanych w trakcie kontroli, a nie dotyczących bezpośrednio jurysdykcji kontrolującego, odpowiednim w tym zakresie organom. Dlatego pamiętajmy, że działamy w sieci powiązań. W przypadku zaniedbań kierownika Inspekcja Farmaceutyczna oprócz wszczęcia postępowania administracyjnego kieruje informację do Rzecznika Odpowiedzialności Zawodowej, a ten po zapoznaniu się ze zgłoszonymi przez Inspekcję zarzutami najczęściej kieruje sprawę do rozpatrzenia samorządowemu sądowi aptekarskiemu. Sąd ten może nie tylko udzielić kary porządkowej, jak np. upomnienie czy nagana, co ma już istotny wpływ na możliwość pełnienia funkcji kierownika i korzystania z pełni praw członka samorządu aptekarskiego, ale ma on także umocowanie do czasowego zawieszenia/ograniczenia prawa wykonywania zawodu, a nawet do jego odebrania.
Wracając do kwestii odpowiedzialności kierownika apteki przed Narodowym Funduszem Zdrowia, według powszechnie obowiązującej wykładni prawnej, nie jest ona związana bezpośrednio z podpisywanymi przez niego umowami apteki z NFZ. Kierownik mimo złożenia podpisu pod umową nie jest w pełni stroną w tej umowie. Jego umocowanie dotyczy podmiotowości do reprezentowania apteki podczas kontroli NFZ. Odpowiada zatem za nieprawidłowości, które wynikną w trakcie jej przeprowadzania. Odpowiedzialność kierownika wynika głównie z faktu, iż jest tzw. osobą uprawnioną, tzn. farmaceutą, a jako farmaceuta może świadczyć wszelkie usługi farmaceutyczne. Jako farmaceuta jest on uprawniony do wydania konkretnego produktu leczniczego, konkretnemu pacjentowi i w konkretnej sytuacji, które to wydanie poświadcza swym własnoręcznym podpisem zamieszczanym na recepcie podczas potwierdzania jej realizacji. Co do zasady, na konkretnym farmaceucie, który zrealizował receptę, ciąży odpowiedzialność wobec właściciela apteki i to tylko w przypadku, gdy NFZ odmówi jej refundacji. Natomiast pozostaje kwestia odpowiedzialności merytorycznej związanej z funkcjami kontrolnymi w obrębie apteki, za które niewątpliwie ponosi odpowiedzialność kierownik, co znajduje swoje uzasadnienie w orzeczeniach sądów aptekarskich. Kierownik każdorazowo odpowiada również za zestawienia refundacyjne od strony formalnej, administracyjnej.
Ostatnią kwestią, którą chciałem poruszyć jest odpowiedzialność kierownika apteki względem pacjentów – ta kwestia jest chyba zrozumiała i jasna dla wszystkich. Być albo nie być dla apteki to kwestia realizacji potrzeb pacjenta, to umiejętność odkrywania i zaspokajania potrzeb, z którymi się do nas zwracają. Niestety dzisiaj coraz rzadziej słyszymy o misji a jeżeli już, to pojęcie to jest mocno wypaczone. Warto abyśmy przypomnieli sobie znaczenia słowa misja i zastanowili się jak w dzisiejszych czasach możemy je realizować z czystym sumieniem.
Podsumowując, warto podkreślić, że doskonałe przygotowanie, kompetencje i predyspozycje kierownika pozwalają na realizowanie spójnej wizji prowadzenia apteki i harmonijne łączenie kwestii merytorycznych, biznesowych i ludzkich. A co najważniejsze – pozwalają zminimalizować konsekwencje związane z odpowiedzialnością ciążącą na kierowniku apteki. Kierownik będący jednocześnie managerem sam decyduję o wszystkim, a co najistotniejsze – decyduje się na odpowiedzialne ponoszenie konsekwencji swoich przemyślanych działań. Daje to komfort pracy i możliwość kształtowania wizerunku apteki, co z kolei pozwala realizować się zawodowo i daje satysfakcję z jej wykonywania.
Zmienić system ustawicznego szkolenia farmaceutów!
Likwidacja apteki – minimalizacja strat