Likwidacja apteki – minimalizacja strat

autorzy:
mgr farm. Maciej Karbowiak
prezes firmy doradczej „New Concept”, specjalista w zakresie zarządzania i trade marketingu na rynku farmaceutycznym
Piotr Kamiński
radca prawny

Likwidacja apteki nie jest procesem łatwym, prostym i przyjemnym. Często zamiast ulgi przynosi rozczarowanie fiaskiem nieudanej inwestycji i konieczność regulacji zaciągniętych zobowiązań. Użycie przeze mnie słowa „proces” jest celowe, a wręcz kluczowe. Oprócz procedur związanych z wymogami formalnymi / ustawowymi (patrz ramka), którym musimy zadośćuczynić przy realizacji tego procesu, dochodzą tutaj emocje związane z charakterem likwidacji placówki. Inaczej wygląda sprawa z likwidacją wymuszoną, np. w oparciu o wyroki sądowe, w konsekwencji postępowań windykacyjnych czy spraw o charakterze administracyjnym, inaczej w następstwie indywidualnej decyzji podmiotu prowadzącego działalność apteki, spraw losowych (emerytura, śmierć koncesjonariusza) czy formalnych (polegających np. na nieprzedłużeniu umowy najmu lokalu przez właściciela). W innej sytuacji będą podmioty pragnące prowadzić działalność w nowej lokalizacji czy posiadające więcej niż jedną placówkę, w innej indywidualni właściciele nieposiadający innych aptek. Zawsze jednak należy pamiętać, że zamknięcie apteki może w praktyce okazać się co najmniej tak trudne i kosztowne, jak jej otwarcie! Dlatego też przed przystąpieniem do likwidacji należy gruntownie przemyśleć sytuację, w jakiej się znaleźliśmy i przesłanki, którymi się kierujemy. Dopiero wtedy szczegółowo zaplanować ten proces (krok po kroku), tak aby z jednej strony zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami, a z drugiej ponieść jak najmniejsze nakłady pracy i straty finansowe.

Oczywiście, jak już wspomniałem, w zależności od indywidualnej sytuacji podmiotu prowadzącego działalność apteki, a także formy prowadzenia działalności apteki, tj. od tego, czy jest to np. działalność indywidualna osoby fizycznej, spółki osób fizycznych czy działalność podmiotów określanych, jako spółki prawa handlowego, już same procedury likwidacyjne mogą przebiegać odmiennie, ale i możliwości zakończenia tejże działalności są różne.

Według mnie najistotniejszymi elementami realizacji zamknięcia działalności / likwidacji apteki są:

1. Właściwa ocena sytuacji, która zmusza nas do zamknięcia apteki w tym określenie np. posiadanego potencjału i ewentualnych możliwości „odsprzedaży” prowadzonej działalności. Jest to oczywiście kwestia wymagająca ogólnego rozeznania w realiach rynku. Nie zapominajmy, że często sama lokalizacja, posiadanie tytułu własności bądź najmu czy chociażby nakłady poniesione na adaptację lokalu posiadają wartość rynkową, którą mogą wykorzystać potencjalni zainteresowani prowadzeniem działalności apteki w tej samej lokalizacji (dla przypomnienia – w zależności od regionu średnio 60% – 70% nowych zezwoleń dotyczy starych lokalizacji aptek).

2. Określenie sytuacji finansowej podmiotu prowadzącego działalność, gdyż często zdarza się, że aktywa podmiotu (a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność – nawet majątek własny) nie starczają na pokrycie zaciągniętych zobowiązań powstałych w trakcie funkcjonowania apteki i jej likwidacji. Od tego parametru jest też uwzględnione, czy likwidacja będzie szybka czy wolna – chodzi o wyeliminowanie strat.

3. Analiza zawartych umów związana z prowadzeniem, a w konsekwencji i wygaszaniem aktywności związanych z prowadzoną działalnością. Szczególnie zwracałbym Państwa uwagę na:

• umowy najmu lokali (możliwości i okresy wypowiedzenia – często zdarza się, że posiadamy umowę, której nie da się wypowiedzieć przed końcem okresu, na jaki została zawarta!),

• umowy o pracę, związane np. z odprawami dla personelu,


• umowy leasingów – wykupy, cesje, wypowiedzenia umów,


• umowy z kontrahentami, a w szczególności z hurtowniami farmaceutycznymi, w tym umowy cesji, zabezpieczeń – często wekslowych (sprawdzenie umów wekslowych!), a także regulacje dotyczące zwrotu towaru do dostawcy. Tutaj zatrzymałbym się na dłużej, gdyż, jak wiemy hurtownie niechętnie przyjmują towar, a potencjalne zwroty obarczone są wieloma ograniczeniami.

Chciałbym Państwu zwrócić uwagę na jeden ważny i wiążący zapis, (z którym spotykam się często, głównie na fakturach dostaw z tzw. odroczonym terminem płatności, czy jak kto woli – z terminem kupieckim), że do momentu zapłaty za towar przez odbiorcę stanowi on własność dostawcy. Nauczmy się wykorzystywać tego typu zapisy, gdyż często łatwiej jest oddać zakupiony towar, który jeszcze posiadamy, niż za niego zapłacić kontrahentowi pieniędzmi, których podmiot nie posiada.

4. Analiza kosztów (tak naprawdę strat) związanych z brakiem możliwości zwrotu towaru, np. ze względu na krótki termin, uszkodzone opakowanie, nie spełniające wymogów formalnych jakiegokolwiek obrotu towarowego. Warto wspomnieć jeszcze o tak prozaicznych czynnościach (bardzo uciążliwych), jak usuwanie metek z opakowań, które to często stanowią istotny motyw odmowy przyjęcia zwrotu. Towar, którego nie uda się nam zagospodarować, z mniejszymi bądź większymi wyjątkami podlega utylizacji. Oczywiście utylizacja stanowi koszt, ale nie zmienia to faktu, że w ogólnym rozrachunku jest to dla nas wydatek.

5. Koszty podatkowe – w większości przypadków uświadamiamy sobie, szczególnie w przypadku, gdy podmiot nie prowadzi pełnej księgowości tylko książkę przychodów i rozchodów, że ze zwróconego do hurtu towaru musimy rozliczyć podatek VAT, a i koszt poniesiony przy zakupie towaru teraz może stanowić nasz dochód (oczywiście istotne tutaj jest wykonanie remanentu likwidacyjnego oraz wycena elementów majątku stałego). Tym jednak powinien zająć się już księgowy.

***

Jak zlikwidować aptekę – krok po kroku:

Obowiązki informacyjne

W pierwszej kolejności właściciel apteki powinien poinformować pisemnie o swojej decyzji wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Organ wydaje decyzję, w której stwierdza wygaśnięcie zezwolenia na prowadzenie apteki. O zakończeniu działalności apteki trzeba ponadto poinformować państwowego powiatowego inspektora sanitarnego oraz wydział zdrowia w starostwie powiatowym właściwym dla miejsca prowadzenia apteki, który prowadzi nadzór nad rozkładem godzin pracy aptek ogólnodostępnych działających na terenie danego powiatu. Wreszcie informację taką należy skierować do organu prowadzącego ewidencję działalności gospodarczej. Likwidacja apteki wymaga wyceny majątku i spisu towarów, który należy przekazać do urzędu skarbowego. Jeżeli urząd zakwestionuje przedstawioną wartość, może wydać decyzję o konieczności odprowadzenia skorygowanego podatku. Organ winien podjąć decyzję o wykreśleniu właściciela apteki z rejestru przedsiębiorców w ciągu 14 dni roboczych. Często właściciel apteki na jej prowadzenie związany jest umową najmu z właścicielem lokalu. Powinien on w związku z tym z zachowaniem okresu wypowiedzenia przewidzianego w umowie powiadomić właściciela lok lu o wypowiedzeniu umowy najmu.

Jeżeli apteka zatrudnia pracowników, mamy wówczas do czynienia z likwidacją stanowiska pracy. Stanowi ona przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę. Powoduje to obowiązek doręczenia właściwemu miejscowo ZUS w terminie 7 dni od daty zaprzestania prowadzenia działalności dokumentów o wyrejestrowaniu pracowników i ewentualnie także właściciela apteki z ubezpieczenia społecznego. Ponadto, kończąc działalność gospodarczą, właściciel apteki powinien zwrócić oryginał i kopię zezwolenia na prowadzenie apteki, a także wyrejestrować książkę kontroli (o ile apteka nie korzysta ze zwolnienia od prowadzenia obrotu środkami odurzającymi lub substancjami psychotropowymi) i ewidencję pracowników. Efektem podjęcia decyzji o zaprzestaniu prowadzenia apteki będzie również konieczność rozwiązania umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia na wydawanie refundowanego leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego na receptę.

Zagospodarowanie pozostałych w aptece leków

Jeżeli do dnia zakończenia działalności gospodarczej właściciel apteki nie wyprzeda zamówionych wcześniej leków, może starać się zwrócić je do hurtowni farmaceutycznej, w której leki były zakupione. Produkty można zwrócić po cenie pierwotnej zakupu, co w rozliczeniach finansowych należy ująć jako zwrot niewykorzystanych towarów, nie zaś jako umowę sprzedaży. Prawo farmaceutyczne przewiduje możliwość ponownego wprowadzenia do sprzedaży (redystrybucji) leków znajdujących się w oryginalnych i nienaruszonych opakowaniach, magazynowanych we właściwych warunkach oraz o wystarczająco długim terminie ważności. Produkty lecznicze i wyroby medyczne, które z kolei mają zbyt krótką datę ważności lub są napoczęte, mogą zostać przekazane nieodpłatnie, np. do domów opieki społecznej, hospicjów, placówek leczniczo opiekuńczych. Gdy w aptece znajdują się przeterminowane produkty lecznicze bądź surowce farmaceutyczne zawierające środki odurzające lub substancje psychotropowe, kierownik apteki, który jest osobą odpowiedzialną za likwidację zapasów, jest wówczas zobowiązany wystąpić z wnioskiem do wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności o ich zabezpieczenie celem unieszkodliwienia. We wniosku należy podać nazwę środka odurzającego lub substancji psychotropowej, surowca farmaceutycznego, numer serii, datę ważności oraz ich ilość. Szczegóły procedury postępowania w ww. zakresie znajdują się w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 27 lutego 2012 r.* Wynika z niego m.in., że do momentu przekazania tych środków do unieszkodliwienia apteka musi je zabezpieczyć w szczelnie zamkniętym pojemniku zbiorczym z banderolą z napisem „DO ZNISZCZENIA”. Zamknięte pojemniki zbiorcze umieszcza się w wydzielonym pomieszczeniu przeznaczonym do przechowywania środków odurzających, substancji psychotropowych lub prekursorów kategorii 1, a w przypadku, gdy apteka nie posiada takiego pomieszczenia – w zamykanych metalowych szafach, w pomieszczeniach magazynowych. Z zabezpieczenia sporządza się protokół w trzech egzemplarzach. Koszty zabezpieczenia, przekazania do zniszczenia oraz zniszczenia środków odurzających, substancji psychotropowych ponosi właściciel apteki.

Podstawa prawna:
* Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 27 lutego 2012 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu postępowania ze środkami odurzającymi, substancjami psychotropowymi i prekursorami kategorii 1, ich mieszaninami oraz produktami leczniczymi, zepsutymi, sfałszowanymi lub którym upłynął termin ważności, zawierającymi w swoim składzie środki odurzające, substancje psychotropowe lub prekursory kategorii 1.