Generujemy drobne oszczędności

O tym, że oszczędność popłaca nie trzeba nikogo przekonywać, tym bardziej, że zostaliśmy w większości wychowani w kanonie przysłów polskich, typu: „ziarnko do ziarnka a zbierze się miarka” czy „grosz do grosza a będzie kokosza”. Prawdy ludowe znajdują zastosowanie i dzisiaj w dobie ostrej konkurencji rynkowej pomiędzy podmiotami dążącymi do maksymalizacji przychodów przy jednoczesnej minimalizacji kosztów działania, co wpływa bezpośrednio na realizowany zysk. Podejmując wyzwanie, które możemy nazwać optymalizacją kosztową prowadzonej działalności, musimy pamiętać, że przy wprowadzaniu zmian ciąg podjętych decyzji powinien być wprowadzany metodą małych kroczków, która jest znacznie lepsza i efektywniejsza od wielkiej rewolucji. Pamiętajmy, że oszczędności można wprowadzać na każdym kroku i każdego dnia. Żeby skutecznie oszczędzać, wystarczy chcieć i poświęcić chwilę na zastanowienie się nad finansowym aspektem podejmowanych decyzji.

W oszczędzaniu najważniejszy jest plan. Na początku zastanówmy się, w jakim miejscu jesteśmy. Musimy pamiętać, że oszczędzanie to zarządzanie kosztami mające na celu ich redukcję poprzez optymalizację kosztów działania apteki, a koszt to jeden z klasycznych czynników zarządzania operacyjnego wpływający na konkurencyjność. Dwa najpowszechniejsze środki prowadzące do tego to kontroling kosztów polegający na narzuceniu dyscypliny budżetowej oraz czynienie oszczędności poprzez ciągłe ulepszanie organizacji. Dlatego dokładnie przeanalizujmy wydatki i przychody naszej firmy. Istotne jest nie tylko to, ile uda nam się zaoszczędzić, ale jak przyjęta optymalizacja struktury kosztów wpłynie na przychody apteki w krótkiej i długiej perspektywie czasu. Nie można doprowadzić do sytuacji, w której nieprzemyślane oszczędności uniemożliwiłyby firmie dalszy rozwój i przyczyniły się do spadku przychodów. Wprowadzając zmiany, maksymalne efekty uzyskamy koncentrując się na tych obszarach, gdzie występują największe wydatki, a więc i potencjalnie możliwe są największe oszczędności. Oczywiście nie zapominamy również o drobnych kwotach, które w sumie mogą dać ogromne korzyści firmie. W szczególności, jeśli będą one skorelowane z wyraźną poprawą działania przedsiębiorstwa czy lepszą, nastawioną na „mądre” oszczędzanie kulturą organizacyjną. Pamiętajmy, że ma tutaj zastosowania filozofia Kaizen, która jest nastawiona na ustawiczne polepszanie z perspektywy organizacji pracy i kształtowanie optymalnych metod zarządzania przedsiębiorstwem – w naszym przypadku apteką.

Analizując możliwości oszczędzania w naszej aptece, powinniśmy szukać odpowiedzi na następujące pytania: Czy wszystkie procesy, działania i związane z tym wydatki występujące w firmie są prowadzone w sposób optymalny? Czy istnieje możliwość ich poprawy i czy posiadamy niewykorzystane rezerwy? I wreszcie – jak to wpłynie na wartość uzyskiwanych przychodów i zysk apteki? Po jednej stronie powinniśmy rozpatrywać koszty stałe, takie jak pensje dla pracowników, wynajem lokalu, leasingi, etc., po drugiej zaś koszty ruchome, np. paliwo, rachunki, koszt zakupu papieru, tonerów, itp. Następnie wytyczamy cel, tzn. ile i w jakim czasie chcemy oszczędzić. Z tak sporządzonym planem oszczędzania zapoznajmy pracowników, przedstawiając im korzyści wynikające z jego realizacji. Patrząc na możliwości redukcji kosztów w naszej firmie, zawsze starajmy się patrzeć długoterminowo. W wielu przypadkach pozorne oszczędności krótkoterminowo przynoszą efekt, ale w długim terminie oznaczają wyższe wydatki.