Fundusz w aptece

Praktyczne informacje związane z kontrolą w aptece, zakres kontroli, o uprawnieniach kontrolerów. Co zrobić gdy nie zgadzamy się z wynikami kontroli?

Na wstępie należy zaznaczyć, że stosownie do art. 43 u.r.l. w zw. z § 28 r.r.l. do celów kontroli przez NFZ recepty muszą być przechowywane w aptece wraz z otaksowaniem przez okres 5 lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym: nastąpiła refundacja – w przypadku recept na refundowane leki, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego, wyroby medyczne (dalej: leki); zostały realizowane – w przypadku recept innych niż określone w pkt 1. Przykładowo zatem, jeżeli refundacja nastąpiła 30 września 2013 r., to apteka zobowiązana jest przechowywać recepty do końca 2018 r.

Z powyższego przepisu wynika też, że jeżeli NFZ rozpocząłby kontrolę np. 25 stycznia 2016 r., to uprawniony jest do weryfikacji recept i dokumentacji (związanej np. z realizacją umowy z hurtownią farmaceutyczną) jeszcze z 2011 roku, a więc do 5 lat wstecz.

Zakres kontroli
Zakres kontroli skorelowany jest z nałożonymi na aptekę obowiązkami. Jak wskazuje art. 43 u.r.l., apteka ma m.in. obowiązek:

• gromadzić i przekazywać NFZ rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym na dzień przekazania informacje zawarte w treści poszczególnych zrealizowanych recept na refundowane leki,


• udostępniać do kontroli dokumentację, którą apteka jest obowiązana prowadzić w związku z realizacją umowy z NFZ i udzielać wyjaśnień w zakresie związanym z realizacją recept podlegających refundacji (ową dokumentacją będzie np. ewidencja personelu zatrudnionego w aptece czy też dokumenty wytworzone na okoliczność transakcji zakupu leków lub surowców farmaceutycznych przeznaczonych do sporządzania leków recepturowych),


• udostępnić do kontroli, w terminie określonym przez NFZ, informacje o treści każdej umowy, w tym także uzgodnienia dokonanego w jakiejkolwiek formie, pomiędzy apteką a hurtownią farmaceutyczną, których celem jest nabycie leków.

Zgodnie z art. 47 u.r.l. apteka jest obowiązana udostępnić, na żądanie NFZ, do kontroli recepty wraz z ich otaksowaniem i przekazać niezbędne dane, tj. o obrocie lekami wynikające ze zrealizowanych recept wystawionych przez osobę uprawnioną, a także dokumentację, którą apteka jest zobowiązana prowadzić i posiadać na podstawie odrębnych przepisów.

Stosownie do § 29 ust. 3 r.r.l. kontrola realizacji recept obejmuje badanie i ocenę prawidłowości działań osób wydających w zakresie:

• zrealizowania i otaksowania recept;


• ilości wydawanych leków;


• przestrzegania terminów realizacji recept.

Weryfikowana jest też czytelność danych na recepcie. Osobą uprawnioną do reprezentowania apteki w trakcie kontroli jest kierownik apteki lub upoważniony przez niego farmaceuta wyznaczony do zastępowania kierownika apteki, a w przypadku, gdy kierownikiem punktu aptecznego jest technik farmaceutyczny, wyznaczony do jego zastępowania – technik farmaceutyczny.

Uprawnienia kontrolerów
Kontrolę aptek i punktów aptecznych zgodnie z art. 107 ust. 5 pkt 13 u.ś.o.z. należy do zadań dyrektora wojewódzkiego NFZ, natomiast kontrolę przeprowadzają pracownicy wojewódzkich oddziałów NFZ na podstawie imiennych upoważnień udzielonych przez NFZ.

W ramach udzielonego upoważnienia kontroler ma prawo do wstępu do pomieszczeń apteki; dostępu do recept, danych, dokumentacji i szeregu informacji (w tym w postaci elektronicznej) oraz wglądu w nie oraz żądania od kierownika apteki i osób zatrudnionych w aptece ustnych i pisemnych wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.

Gdy nie zgadzamy się z wynikami kontroli
Warto pamiętać, że kierownik lub upoważniony farmaceuta ma prawo zweryfikować poprawność upoważnienia kontrolera. Może także odmówić podpisania protokołu. W takim przypadku zobowiązany jest do złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn odmowy w terminie 7 dni od doręczenia protokołu. Uprawniony jest także (w razie podpisania protokołu) do złożenia pisemnych zastrzeżeń w przypadku, gdy nie zgadza się z ustaleniami protokołu, w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia wskazując wnioski dowodowe. Efektem przeprowadzonej kontroli jest przekazane podmiotowi kontrolowanemu wystąpienia pokontrolnego zawierającego oceny kontrolowanej działalności, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości – także uwagi i zalecenia w sprawie ich usunięcia. Od zaleceń pokontrolnych przysługuje kierownikowi apteki lub podmiotowi prowadzącemu aptekę zażalenie do dyrektora oddziału wojewódzkiego NFZ w terminie 7 dni od ich otrzymania. W przypadku nieuwzględnienia zażalenia w części lub w całości, kierownikowi apteki lub podmiotowi prowadzącemu aptekę przysługuje odwołanie do Prezesa Funduszu. Co istotne, wniesienie zażalenia lub odwołania wstrzymuje wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Z danych NFZ wynika, że w III kwartale 2015 r. oddziały wojewódzkie NFZ przeprowadziły łącznie 353 postępowań kontrolnych w aptekach, z czego 312 kontroli zakończyło się przekazaniem zaleceń pokontrolnych.*

Przypis:
* http://www.nfz.gov.pl/o-nfz/kontrole/kontrole-w-aptekach-w-iii-kwartale-2015-r-,6327.html

Podstawa prawna:

• Ustawa z 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych – dalej: u.r.l.,


• Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – dalej: u.ś.o.z.,


• Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,


• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 marca 2012 r. w sprawie recept lekarskich – dalej: r.r.l.,


• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 grudnia 2011 r. w sprawie ogólnych warunków umów na realizację recept oraz ramowego wzoru umowy na realizację recept,


• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 23 grudnia 2011 r. w sprawie informacji gromadzonych przez apteki oraz informacji przekazywanych NFZ.

Należy zwrócić też uwagę na akt wewnętrzny, do którego stosują się prowadzący kontrolę, tj. Zarządzenie Nr 50/2012/DGL, Prezesa NFZ z dnia 8 sierpnia 2012 r. w sprawie planowania, przygotowywania i prowadzenia kontroli wystawiania i realizacji recept na refundowane leki, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyroby medyczne. Zarządzenie to zawiera wytyczne dla kontrolerów, m.in. w zakresie kontroli aptek (planowanie i przygotowanie kontroli, zadania osób wykonujących czynności kontrolne, przeprowadzanie i dokumentowanie czynności kontrolnych oraz procedurę odwoławczą).