Prokrastynacja – jak nie zwlekać z działaniem?

autorka: Magdalena Sokołowska-Leger
założycielka MELIORES Centrum Rozwoju Osobistego, coach i trener umiejętności osobistych, społecznych i edukacyjnych

Słowo prokrastynacja wywodzi się z łaciny (procrastinatio) i oznacza odraczanie, zwłokę. W psychologii termin ten definiuje się jako rozbieżność między zamiarem a działaniem. Taki punkt widzenia odróżnia prokrastynację od lenistwa. Albowiem prokrastynator odwlekając wykonanie pewnego zadania, odczuwa duży dyskomfort. Tymczasem leń po prostu nie chce podjąć działania. Choć warto zaznaczyć, że niektórzy specjaliści uważają, że nie istnieje coś takiego jak lenistwo. Brak działania to – ich zdaniem – źle postawiony cel, zbyt słaba motywacja lub hamujące przekonania. W kontekście prokrastynacji zamiast zabrać się do konkretnego zadania, porządkujemy biurko, a czasem i całą przestrzeń, robimy sobie kawę, a może coś „na ząb”. Inaczej mówiąc, znajdujemy mnóstwo powodów, dla których realizacja ważnego zadania zostaje odłożona w czasie. Aby zrozumieć ten fenomen, warto poznać jego źródła.

Przyczyny zwlekania

Osobowość
Niektórzy psychologowie twierdzą, że sposób, w jaki podchodzimy do zadań, jest miernikiem naszej osobowości. Na jednym biegunie mamy typ ludzi świetnie zorganizowanych, planujących z dużym wyprzedzeniem i w miarę konsekwentnie realizujących plan działania. Po przeciwległe stronie mamy kategorię ludzi bardzo spontanicznych, zostawiających wszystko na ostatnią chwilę, którym planowanie przychodzi z dużym trudem. Jeśli reprezentujesz właśnie ten typ osobowości, dobra wiadomość jest taka, że nie ma tu jednoznacznie lepszych i gorszych. Albowiem osoby z grupy tych dobrze zorganizowanych znacznie trudniej odnajdują się w sytuacjach, kiedy pojawia się element zaskoczenia, coś, czego nie planowali, zmienna, której oni sami nie wzięli pod uwagę. Tymczasem mocną stroną drugiego typu jest elastyczność, działanie pod presją, umiejętności adaptacyjne do nieoczekiwanych okoliczności.
Jest także szereg nieco bardziej uniwersalnych przyczyn prokrastynacji:

Lęk przed porażką, przed tym, co pomyślą inni
Zwlekamy z wykonaniem ważnego zadania, bo w naszej głowie owe zadanie urosło do takiej rangi, że jesteśmy przekonani, że nie mamy dostatecznie wysokich kompetencji, by mu sprostać. To może dotyczyć na przykład kierowników aptek, którzy muszą przewodniczyć zebraniu. Sama myśl wystąpienia na forum paraliżuje i oddala od podjęcia działania, jakim jest przygotowanie wystąpienia. Może się to też wiązać z brakiem pewności siebie, a nawet zaniżonym poczuciem własnej wartości.

Perfekcjonizm
To brzmi dość dziwnie, ale bardzo często perfekcjoniści cierpią na prokrastynację. Dążąc do nieosiągalnej doskonałości, perfekcjoniści spędzają zbyt dużo czasu na analizowaniu, ulepszaniu wizji, co w gruncie rzeczy uniemożliwia podjęcie samego działania.

Jak temu zaradzić?

Świadomość siebie
Kiedy już zauważymy, że uciekamy od wykonania jakiegoś ważnego zadania, warto zatrzymać się na moment i wsłuchać się w siebie. Na podstawie obserwacji uczciwie i szczerze odpowiedzieć na pytanie: „Co sprawia, że odwlekam to konkretne działanie?” Jeśli okaże się, że problem tkwi w braku wiary we własne możliwości, wówczas pomocna może okazać się praca nad negatywnymi przekonaniami. Istotne jest skupienie się na swoich mocnych stronach, myśli hamujące nasz potencjał należy zastąpić tymi pozytywnymi, które nas wspierają. Nie jest to łatwe, ale nie niemożliwe.

Świadomość istnienia pewnych reguł planowania
Niezależnie od tego, co jest źródłem prokrastynacji, pomocne okażą się uniwersalne zasady zarządzania sobą w czasie:

• Prawo Parkinsona – mówi o tym, że mając określony czas na wykonanie danego zadania, zostanie ono wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie. Mamy tendencję do odwlekania w czasie swoich zadań, czyli mając do dyspozycji 4 godziny, prawdopodobnie wypełnimy cztery godziny. Co z tego wynika? Wniosek jest prosty: stawiajmy sobie krótsze ramy czasowe!


• Matryca Eisenhowera – 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, gen. Dwight Eisenhower, twierdził, że to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. Na tej podstawie powstało jedno z najskuteczniejszych narzędzi zarządzania sobą w czasie. Tzw. Matryca Eisenhowera jest bardzo pomocna w określaniu rzeczy ważnych i pilnych, wyodrębnia jednocześnie sprawy, które nie są priorytetowe (patrz: ramka). Istotą tej metody jest skupienie się na rzeczach ważnych i niedopuszczenie, by sprawy o niskiej pilności stały się nieoczekiwanie naglące. Skategoryzowanie w taki sposób wszystkich czynności wykonywanych przez farmaceutów na co dzień pokazuje, czy efektywnie zarządzamy sobą i zespołem w czasie. Taka kompleksowa wizualizacja zwiększa skuteczność i efektywność, minimalizując tym samym prokrastynację. Natomiast najlepszym antidotum na odwlekanie jest stymulowanie motywacją, czemu służy poznanie pewnych uniwersalnych mechanizmów ułatwiających organizację i przede wszystkim rozwijanie świadomości samego siebie.

1. ćwiartka: rzeczy ważne i pilne, które powinniśmy zrealizować jak najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje. Mogą to być nieoczekiwane kryzysy, sytuacje nagłe, jak na przykład awaria komputerów czy problemy z dostawą leków. W tej ćwiartce mieszczą się także czynności będące efektem zaniedbania i/lub niewykonania wcześniejszych zadań.

2. ćwiartka: rzeczy ważne, ale niepilne, wiążą się z realizacją celów, z rozwojem zgodnym z wyznawanymi wartościami. Tu realizujemy np. strategię rozwoju apteki zgodną z ustanowioną wcześniej wizją, na przykład doskonalenie poszczególnych kompetencji – zarówno farmaceutów, jak i kierowników aptek. Tu mieści się także systematyczna aktualizacja zamówień na leki, utrzymanie pozytywnych relacji z kontrahentami itd. Te czynności są rozłożone w czasie i wykonywane regularnie.

3. ćwiartka: rzeczy pilne, jednak mało ważne, czyli sprawy bieżące, typu: uregulowanie płatności, niektóre telefony, maile, spotkania.

4. ćwiartka: czynności nieważne i niepilne, które często okazują się tzw. „złodziejami czasu” i to właśnie one sprzyjają prokrastynacji, bo skutecznie odwracają uwagę od tego, co ważne i pilne.