Monitoring w miejscu pracy – jak informować personel?

„Jak dokładnie powinno wyglądać oświadczenie informujące pracownika o monitoringu zainstalowanym w miejscu pracy?”

Monitoring w miejscu pracy – przepisy

Zgodnie z art. 222 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy* pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (§ 7).

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (§ 8).

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.

W oświadczeniu należy wskazać:

• dane pracownika,
• cele monitoringu (katalog zamknięty: zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę),
• zakres monitoringu (np. monitoring wizyjny, na którym może zostać utrwalony wizerunek pracowników),
• sposób monitoringu (np. pomieszczenia objęte monitoringiem, przy czym ograniczenia dotyczą pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, natomiast wyłączenie dotyczy pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej; wskazanie czy monitoring odbywa się stale, czy w określonym przedziale czasowym),
• okres przetwarzania danych z monitoringu (nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania),
• dostęp do nagrań z monitoringu (kto będzie miał na podstawie stosownego upoważnienia pracodawcy dostęp do nagrań),
• wskazanie, kto jest administratorem danych osobowych uzyskanych w ramach monitoringu wizyjnego,
• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu.

Warto pamiętać, że pracodawca – zgodnie z art. 223 k.p. – jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Pracodawca także w tym przypadku zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 k.p.).