Prowadzenie apteki
Zarządzanie zmianą w praktyce aptecznej
7 minut
Kierownik apteki chcący wprowadzić zmiany (zarówno systemowe czy funkcjonalne) powinien jasno sformułować następujące aspekty:
1. Wizja zmiany:
Co chcemy osiągnąć?
2. Weryfikacja słuszności zmian:
Dlaczego to jest ważne? Jakie korzyści owa zmiana przyniesie aptece?
3. Grupa robocza:
Kto będzie odpowiedzialny za poszczególne etapy wdrażania zmiany?
4. Analiza stanu aktualnego:
Jakimi zasobami (ludzkimi, finansowymi itp.) dysponujemy, które będą pomocne w przeprowadzeniu zmiany?
Czego nam brakuje (wiedzy, umiejętności, rzeczy materialnych, zaplecza finansowego, wsparcia z zewnątrz), a jest konieczne do osiągnięcia celu?
5. Ograniczenia wewnętrzne, jak i zewnętrzne:
Jaka jest gotowość pracowników do wdrażania zmian?
Jakie czynniki zewnętrzne mogą hamować proces zmiany?
6. Model radzenia sobie z ograniczeniami:
W jaki sposób można zneutralizować opór pracowników jak i ograniczenia zewnętrzne?
Powyższe zagadnienia stanowią jedynie ogólny zarys zarządzania zmianą. Jest to bowiem proces bardzo złożony, który implikuje wiele aspektów funkcjonowania apteki. Warto pamiętać o zoptymalizowanym do specyfiki zmiany doborze narzędzi wspierających ten proces, np. szkolenia, coaching czy doradztwo personalne. Jedną z technik, którą można samodzielnie zastosować jest popularna i dość prosta analiza SWOT. W przejrzysty sposób pomaga uporządkować informacje (punkt: 4 i 5) dotyczące bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa i kontekstu, który ma bezpośredni lub pośredni nań wpływ.
Analiza SWOT może stanowić dobry punkt wyjścia do tego, by dokonać szerokiej syntezy z wielu perspektyw. Oczywiście analiza SWOT jest jedną z wielu technik, które służą przede wszystkim uporządkowaniu informacji. Nie jest natomiast bardzo wnikliwym narzędziem diagnostycznym. Jeśli kierownik nie dysponuje odpowiednimi narzędziami zarządzania zmianą, warto by zwrócił się do firmy zewnętrznej, która udzieli mu profesjonalnego wsparcia.
W wielu przypadkach próby wprowadzenia zmian kończą się fiaskiem. Warto prześledzić doświadczenia innych aptek lub zapoznać się z opinią ekspertów na temat przyczyn tych niepowodzeń. Bardzo często zwraca się uwagę na niedoceniany lub zupełnie pomijany przez osoby zarządzające aspekt ludzki, wyparty przez ślepe dążenie do osiągnięcia wyników. Zmiany zawsze dotyczą mniej lub bardziej bezpośrednio ludzi. Opór do zmian jest czymś zupełnie naturalnym. Wiąże się bowiem z funkcjonowaniem naszego mózgu, co przypomina nieco psa wchodzącego do nowego pomieszczenia – najpierw jest bardzo nieufny, bada teren, obwąchuje wszystko po kolei. Podobnie działa nasz mózg kiedy wykrywa coś nowego, nieznanego, coś co „psuje” rutynę do której jest przyzwyczajony – interpretuje to jako zagrożenie. Zanim „czerwona lampka” zgaśnie, zachowujemy wzmożoną ostrożność, czujemy niepokój, często snujemy teorie spiskowe wyolbrzymiając problem, bojkotujemy propozycję zmian lub odrzucamy je nie starając się nawet zrozumieć jej sensu.