Jak znaleźć czas w natłoku obowiązków?

Codzienna praca z pacjentami niesie za sobą wiele nieprzewidzianych sytuacji, których rozwiązanie nie zawsze da się z wyprzedzeniem zaplanować. Jak radzić sobie z natłokiem obowiązków i jednocześnie minimalizować ryzyko popełniania błędów? Co zrobić, by uporządkować codzienną pracę? Przede wszystkim warto zapoznać się z technikami, które pozwolą efektywnie zarządzać sobą w czasie.

Czym jest zarządzanie sobą w czasie?

Zacznijmy zatem od początku i wyjaśnijmy, czym jest zarządzanie sobą w czasie? Jeśli istnieje takie pojęcie, jest to dla nas znak, że mamy wpływ na to, w jaki sposób gospodarujemy czasem. Co więcej, powinniśmy brać za to odpowiedzialność. Należy być świadomym, że umiejętne gospodarowanie czasem nie tylko porządkuje pracę, ale również sprawia, że pracujemy dużo efektywniej. Nie bez znaczenia jest fakt, iż uporządkowane obowiązki zawodowe wpływają pozytywnie na nasze życie osobiste.

W dostępnej literaturze znaleźć można wiele modeli, które opisują zarządzanie sobą w czasie. Warto zapoznać się z nimi i znaleźć ten, który wydaje się nam najbliższy. Poniżej przedstawiam kilka technik, które na początkowym etapie poznawania zagadnienia mogą okazać się pomocne. Wybrałam te, które z mojej perspektywy, biorąc pod uwagę dynamikę pracy kierownika apteki, będą realne do wdrożenia:

1. Lista zadań (lista spraw do załatwienia)
   To narzędzie, które może (i powinno) być do zastosowania od zaraz. Nie wymaga żadnych nakładów finansowych (poza inwestycją w zeszyt i coś do pisania…). Lista zadań może być sporządzana na luźnej kartce papieru. By jej nie zgubić, bezpieczniej będzie przeznaczyć na ten cel zeszyt (notatnik) lub kalendarz. Zapisujemy tu wszystkie ważne zadania, spotkania czy procedury, które są do wykonania w danym dniu. Listy zadań tworzyć możemy na dzień, tydzień bądź miesiąc. Ważne jest, byśmy wyrobili w sobie nawyk systematycznego zaglądania do listy. Nie wystarczy bowiem zapisać, co mamy do zrobienia. Należy jeszcze pamiętać, by na bieżąco sprawdzać zakres zaplanowanych działań. Dla osób lubiących korzystać z nowych technologii, zamiast tradycyjnego papieru i długopisu, do dyspozycji jest wiele przydatnych aplikacji z funkcją kalendarza, które dodatkowo będą nas informować o nadchodzących terminach.
2. Praca na priorytetach
   Praca w oparciu o priorytety może wydawać się prosta. Wiele osób ma jednak problem z wyborem najważniejszych zadań spośród wszystkich, które wydają się ważne. Często, patrząc na listę zadań, możemy odnosić wrażenie, że wszystko jest ważne, wszystko jest na „już”. Tak naprawdę brak umiejętności identyfikowania priorytetów sprawia, że mamy problem z zarządzaniem sobą w czasie. Bywa, że to jest punkt zapalny całego kłopotu. Jak ustalić hierarchię ważności, przedstawię w dalszym ciągu tej publikacji. Gdy już nauczymy się ustalać kolejność, warto zastosować prostą metodę oznaczania literami zadań: A – najważniejszych, B – ważnych, C – które mogą poczekać.
3. Zadanie dnia
   Mając listę zadań dzienną, tygodniową czy miesięczną i tak będziemy mierzyć się z nią każdego dnia. Pomocne w ustalaniu priorytetów będzie zidentyfikowanie tzw. zadania dnia. Znajdą się tu zapewne takie czynności, które wynikają choćby z narzuconych odgórnie terminów (np. refundacja). Będziemy mieć tu do czynienia również z zadaniami, które zostały przeniesione z innych terminów i nie można ich już przekładać. To może być również po prostu nasz cel na dany dzień.
4. Zapisuj daty
   Ustalenie kolejności działania, uporządkowanie zadań musi się wiązać z określeniem czasu. Wpisanie konkretnych dat zmobilizuje nas do systematyczności. Nie wystarczy wpisać w liście zadań: „do zrobienia w tym tygodniu”. Osoba mocno zdyscyplinowana może wykona dane zadanie już na drugi dzień, naturalnym jednak zachowaniem będzie odkładanie tego na ostatnią chwilę, Pytanie jednak, czy „w tym tygodniu” oznacza w piątek czy też w sobotę? Warto to uściślić konkretną datą.

Jak zarządzać sobą w czasie?

Co zrobić, by natłok codziennych zajęć nie generował błędów w pracy? Jak zaplanować codzienną pracę i nie popełniać błędów? Pomogą w tym techniki zarządzania sobą w czasie.

Technika Pomodoro
To najprostsza metoda zarządzania sobą w czasie. Jej nazwa jest nieprzypadkowa, ponieważ jej twórcą jest Włoch, Francesco Cirillo. Pochodzi ona od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Na czym polega? Wybierając zadanie z listy zadań należy poświęcić na nie 25 minut bez przerwy. Tyle trwa jedno Pomodoro. Nie należy w tym czasie zajmować się innymi sprawami. Chodzi o to, by dokładnie 25 minut poświęcić na daną czynność. Warto nastawić sobie zegarek i pracować nad danym tematem do czasu, aż nie usłyszymy dźwięku czasomierza. Następnie odznaczamy na liście zadań, że czynność została wykonana. Po każdym Pomodoro robimy obowiązkową, 5-minutową przerwę. Ta prosta metoda jest niezwykle przydatna w dzisiejszych czasach, kiedy wielu z nas ma problem z koncentracją. Jesteśmy atakowani wieloma bodźcami z zewnątrz, które powodują dekoncentrację. Sami, choćby przez stały dostęp do mediów społecznościowych, fundujemy sobie niekontrolowane przerwy w pracy (kuszą nas powiadomienia), które kosztują nas naprawdę wiele czasu i energii. Przy okazji, zachęcam do policzenia, ile czasu poświęcamy (tracimy) na czytanie wiadomości sms, powiadomień itp.

Matryca Eisenhowera
To narzędzie, które pomoże uporządkować ważność zadań. Wszystkie bowiem zaplanowane czynności dzielimy na cztery grupy:

• Zadania ważne i pilne: tutaj znajdą się wszystkie zadania priorytetowe, które nie mogą czekać. Będą to również czynności z oznaczonym terminem działania. Znaleźć się tu może choćby wyjaśnienie błędu recepty, przygotowanie rachunku refundacyjnego itp.
• Zadania ważne, ale nie pilne: będą to zadania ważne, ale te, które nie posiadają przypisanego terminu wykonania. Warto zaplanować je do wykonania na najbliższe dni.
• Zadania nieważne, ale pilne: znaleźć się tu mogą obowiązki, które nie są super istotne dla funkcjonowania apteki, ale są pilne do wykonania. Będą tu również zadania, które kierownik apteki może delegować. Przykładem będzie telefon do pacjenta, że zamówiony przez niego krem jest już do odbioru.
• Zadania nieważne i niepilne: czyli wszystkie czynności, które mogą poczekać, mogą (i powinny) być delegowane. Takie klasyczne „pożeracze czasu”.

Zasada Pareto
To kolejna metoda, która może się okazać przydatna w planowaniu swojego dnia, tygodnia czy miesiąca pracy. Mówi ona o tym, że jedynie 20% naszych działań przynosi 80% korzyści (efektów). Oznacza to, że wystarczy skutecznie określić najważniejsze oraz przynoszące największe zyski obowiązki i na ich wykonanie poświecić najwięcej czasu i energii.

***

Technik i metod, które porządkują nasz czas jest naprawdę wiele. Z pewnością te przedstawione powyżej na początek będą wystarczające. Pamiętajmy bowiem, że to my – nie czas – mamy wpływ na wykonywanie powierzonych nam obowiązków. Czasem wystarczy proste rozwiązanie (np. zwykły notatnik), czasem krytyczne spojrzenie na siebie (czy nie trwonię cennych minut na niepotrzebne czynności), by w znaczący sposób podnieść swoją efektywność. Co więcej, z całą pewnością uważność w zarządzaniu sobą w czasie sprawi, że znajdziemy cenne chwile dla samego siebie. Na odpoczynek, rozwój, a także rozrywkę.