Jak wdrażać nowych pracowników?

Biorąc pod uwagę coraz trudniejszy rynek pracy, również w branży aptecznej temat wdrażania nowych pracowników staje się niezwykle aktualny i ważny. Nie wystarczy już bowiem poświęcić trochę czasu na rekrutację, przyjąć nowego pracownika do zespołu i przydzielić mu zakres obowiązków. Jaka zatem metoda działania przyniesie najlepsze efekty?

Prawda jest taka, że w żadnej sytuacji na rynku pracy (czy to trudnej dla pracodawcy, czy łatwej) menedżer nie powinien pozostawiać pracownika samemu sobie, czyli stosować strategii „rzucania na głęboką wodę”. Te czasy minęły bezpowrotnie, wszak mamy XXI w. i za- stosowanie powinny tu znaleźć bardziej cywilizowane metody wdrażania pracownika i sprawdzana jego możliwości. Przy okazji czytania publikacji w temacie wdrażania nowych pracowników można znaleźć pojęcie onboarding. Na pojęcie te składa się cały proces związany z wprowadzaniem nowego pracownika „na nasz pokład”.

Zanim jednak zaczniemy mówić o tym, jakie elementy powinny znaleźć się w procesie wdrożeniowym, należy podkreślić, że jest to niezwykle ważny okres w życiu naszego nowego pracownika. Właśnie podczas tych pierwszych chwil, dni spędzonych w naszej aptece pracownik wyrabia sobie opinię na temat swojego nowego miejsca pracy. To również czas, w którym poznaje on swoje obowiązki, reguły i procedury panujące w aptece. Poznaje swoich współpracowników, obserwuje, w jaki sposób się do siebie odnoszą. Krótko mówiąc, nowy pracownik apteki poznaje kulturę panującą w firmie.

Dla kierownika czy właściciela apteki ważne powinno być zatem, by onboarding był konkretnie zaplanowany, ponieważ to czas, w którym może pokazać się z jak najlepszej strony. Poza tym dobrze przygotowany program wdrażania nowego pracownika pozwala szybciej go przeszkolić, by mógł dobrze wykonywać swoje obowiązki. Dla nowego farmaceuty w zespole to wielki komfort, że sprawnie przyswoi wiedzę i obowiązki związane z pełnioną funkcją. Dla właściciela/kierownika apteki to czysta oszczędność czasu, ale i optymalizacja kosztów. Dobrze i sprawnie wdrożony pracownik szybciej staje się w stu procentach efektywny, popełnia mniej błędów (które często mogą być bardzo kosztowne dla apteki) i nie wymaga wsparcia innych farmaceutów – słowem: szybko staje się samodzielny.

Oto elementy, bez których wdrażanie nowego pracownika może okazać się niemożliwe:

• Ułożenie planu
  Zacznijmy od zaplanowania pierwszych tygodni pracy nowego członka zespołu. W planie tym powinny znaleźć się szkolenia, które musi przejść nowy pracownik apteki. Ale poza szkoleniami warto zaplanować spotkania z pozostałymi członkami zespołu, poznanie wewnętrznych procedur (jeśli takowe są spisane i usystematyzowane). Rozpisanie takiego planu pozwoli kierownikowi czuwać nad prawidłowym przebiegiem onboardingu, a nowemu farmaceucie zaoszczędzi stresujących sytuacji wynikających z nieznajomości specyfiki danej apteki.
• Wyznaczenie opiekuna całego procesu
  Dobrze jest wskazać nowemu pracownikowi osobę, która będzie czuwała nad prawidłowym przebiegiem onboardingu. Oczywiście może być to kierownik apteki, ale z uwagi na szereg obowiązków powinien delegować to zadanie innemu farmaceucie. Może się okazać, że nowy farmaceuta będzie chętniej pytał i odkrywał swoją niewiedzę przed kolegą/koleżanką zza pierwszego stołu niż przed szefem. Ważne, by jedynym kryterium wyboru opiekuna nie było jego doświadczenie. Chodzi o to, by osoba towarzysząca nowemu pracownikowi w procesie wdrażania – oprócz wiedzy i doświadczenia – była otwarta, empatyczna i szybko nawiązywała relacje.
  Do najważniejszych zadań opiekuna należą:
  – towarzyszenie nowemu farmaceucie w pierwszych dniach pracy (to rola wspierająca i doradcza);
  – zapoznanie nowego farmaceuty z zasadami panującymi w aptece (zwyczaje w niej panujące);
  – zapoznanie nowej osoby z procedurami, miejscem przechowywania recept i innych dokumentów, z którymi będzie miała styczność;
  – zapoznanie z pozostałymi członkami zespołu;
  – pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów wynikających z pracy w nowym miejscu;
  – bycie obok.
• Przygotowanie stanowiska pracy
  Kierownik apteki powinien przed pierwszym dniem pracy nowego farmaceuty upewnić się, czy miejsce pracy jest przygotowane. Miejsce to, to nie tylko pierwszy stół. Warto sprawdzić, czy przewidzieliśmy na przykład szafkę pracowniczą, uniform, inne narzędzia przypisane do stanowiska. Nowy farmaceuta z pewnością poczuje się niezręcznie, gdy w pierwszym dniu swojej pracy napotka na problemy związane z „wyposażeniem”stanowiska.
• Specyfika stanowiska
  Z pewnością każdy farmaceuta zna obowiązki wynikające ze specyfiki jego funkcji. Jest również świadomy zasad pracy w zależności od tego, czy jest kierownikiem apteki, magistrem farmacji, czy technikiem farmacji. Może jednak nie znać wewnętrznych ustaleń danej apteki dotyczących na przykład merchandisingu, sposobu układania grafiku codziennych czynności, jak sprawdzanie recept, odkładania uszkodzonych produktów, współpracy z przedstawicielami itp. Warto zatem poświęcić wycinek planu wdrożenia na dokładne zapoznanie nowego pracownika z zasadami panującymi w aptece.
• Poznanie zespołu
  Nie wystarczy przedstawienie wszystkich osób pracujących w aptece. Ważne jest, by opowiedzieć nowemu pracownikowi o relacjach panujących w jego nowym miejscu pracy. Jakie wartości są ważne dla zespołu farmaceutów. Nie bez znaczenia jest przedstawienie relacji i hierarchii poszczególnych osób względem siebie. Wskazanie zależności i zakresu odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu aptecznego.
• Kierownik apteki dostępny
  Postawa przełożonego w pierwszych tygodniach pracy jest niezwykle istotna, zarówno dla niego samego, jak i nowego członka zespołu aptecznego. Dostępność, otwartość pozwala na zbudowanie autorytetu. Możliwość pójścia do kierownika, którego biuro nie jest twierdzą, pozwala nowemu pracownikowi czuć się bezpiecznie.

Warto mieć świadomość, że nowy pracownik w naszej aptece to zmiana dla wszystkich – dla zespołu farmaceutów, dla właściciela czy kierownika, wreszcie, dla nowego farmaceuty. Często źle przyjmujemy zmiany, dlatego warto zadbać o komfort wszystkich stron. A zminimalizować stres zespołu przed niewiadomą w postaci nowego pracownika czy obawy nowego pracownika przed przekroczeniem progu nowej apteki można właśnie poprzez zaplanowanie programu wdrożeniowego. Nie każdy przecież jest przebojowy, lubiący zmiany i wyzwania. Warto zatem, by kierownik apteki zdawał sobie sprawę, że pojawienie się nowej osoby w zespole, to zmiana dla każdego pracownika apteki. Zachęcam zatem do minimalizowania sytuacji trudnych w zespole. Stworzenie programu wdrożenia nowego pracownika może być jednym z narzędzi.