Systemy informatyczne w aptekach

Możliwości aplikacji informatycznych i ich wykorzystanie w naszych aptekach w dużej mierze zależą dziś od podstawowego programu aptecznego, na którym pracujemy. Liderem na rynku jest oprogramowanie firmy Kamsoft, ale funkcjonuje także kilka innych programów, jak EuroSoft Apteka, Malicki czy ILC (nie licząc innych, indywidualnych rozwiązań – równie egzotycznych, co niefunkcjonalnych).

Z przykrością trzeba przyznać, że lider rynku, pomimo miażdżącej przewagi w ilości uruchomień swojego oprogramowania w aptekach, wcale nie jest liderem technologicznym, a wiele rozwiązań i aplikacji spotykanych u konkurencji jest niedostępnych w programie Kamsoftu. Sprawę utrudnia także hermetyczność firmy na różnego typu sugestie użytkowników czy nawet firm zewnętrznych, które posiadając własne narzędzia informatyczne wspierające możliwości oprogramowania Kamsoft, nie mogą się przebić z własnymi pomysłami. Niemniej, podejmując temat użyteczności, jaką oferują nam narzędzia informatyczne, będziemy w dużej mierze odwoływać się do możliwości, jakie daje nam właśnie oprogramowanie firmy Kamsoft.

Jakie znaczenie ma dziś posiadanie programu informatycznego w aptece?

Oczywiście podstawowe i kluczowe. Umożliwia nam szybką i sprawną sprzedaż, taksację recept przy pierwszym stole, obsługę magazynu, rozliczanie refundacji, optymalizację zakupów, zarówno pod względem cenowym, jak i ilościowym, a także możliwości analizowania zjawisk zachodzących w aptece w ujęciu ilościowym i jakościowym, poprzez system analiz i raportów. Pod względem merytorycznym stosowane aplikacje mogą informować nas o potencjalnych zagrożeniach (np. interakcjach), podpowiadać wskazania, wskazywać optymalną substytucję lekową czy wręcz sugerować, jaki kolejny preparat zaproponować pacjentowi, w celu uzyskania efektu komplementarnego leczenia. Oczywiście podstawową funkcją, i niestety w wielu wypadkach jedyną wykorzystywaną, jest obsługa sprzedażowa pacjenta. Warto jednak pochylić się nad możliwościami, jakie daje oprogramowanie w kontekście zarządzania i ekonomizacji działań apteki.

W trakcie pracy w aptekach i wykonywanych audytów staramy się Państwu przekazać, jak istotną rolę odgrywa prawidłowe przetworzenie danych sprzedażowych i ich interpretacja. Często w swojej praktyce, oprócz danych „wyciągniętych” bezpośrednio z programu aptecznego, posługujemy się aplikacjami współpracującymi z tymi programami, analizującymi dane historyczne apteki i sporządzającymi na ich podstawie analizy i raporty. Takie możliwości daje np. pakiet Analizy i Raporty firmy Adinfosystem, który jest przeznaczony dla osób zarządzających pracą zarówno sieci aptek, jak i aptek indywidualnych. Posiada na kilku interaktywnych panelach blisko 40 tabel i wykresów, zawierających podstawowe informacje o pracy i kondycji apteki / sieci aptek. Dane są pobierane z programu transakcyjnego i mogą być aktualizowane automatycznie, np. w nocy lub w innym dogodnym dla nas czasie, tj. na życzenie. Dane mogą być także uzupełnione informacjami z innych źródeł, np. z systemu FK lub arkuszy Excel. Podstawowe zalety tej aplikacji to:

• szybki dostęp w jednym miejscu do najważniejszych wskaźników pracy aptek,
• możliwość rozwinięcia sumarycznych danych do pojedynczej transakcji,
• możliwość wyszukania danych wg wszystkich dostępnych kryteriów.

Na co dzień wiele aptek korzysta także z oprogramowania do optymalizacji zakupów w aptece – na rynku dostępnych jest kilka programów, np. KS EWD (firmowy produkt Kamsoftu), Abonet czy SERTUM, która to aplikacja umożliwia nie tylko optymalizację procesu zamówień, ale także skuteczne zarządzanie apteką /aptekami oraz stanem magazynu zdalnie – przez internet.

Można sobie wyobrazić pracę apteki bez wsparcia dodatkowymi narzędziami informatycznymi, ale w dłuższej perspektywie apteki niewykorzystujące możliwości tego typu narzędzi zatracą możliwość realnego konkurowania z podmiotami wykorzystującymi tego typu aplikacje. Już dzisiaj ok. 1800 aptek i 100 firm farmaceutycznych korzysta z portalu FarmaProm, t.j. internetowej platformy dla rynku farmaceutycznego, która kontaktuje ze sobą na wielu poziomach i wymiarach firmy farmaceutyczne, lekarzy, apteki i hurtownie farmaceutyczne.

Apteki po zarejestrowaniu w serwisie i weryfikacji danych korzystają z:

–         przeglądania historycznych i bieżących zamówień przekazanych do realizacji przez przedstawicieli ponad 100 firm farmaceutycznych,

–         kontrolowania statusu realizacji zamówień w hurtowniach,

–         wyszukiwania pakietów promocyjnych po produktach lub firmach farmaceutycznych,

–         zamawiania w wybranej przez siebie hurtowni dostępnych pakietów,

–         wizytownika, usprawniającego kontakt z przedstawicielami firm farmaceutycznych,

–         zamawiania pakietów targowych on-line.

Z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za zarządzanie apteką, najistotniejszymi danymi, których dostępność jest konieczna przy analizie ekonomicznej, są:

• obroty całkowite apteki w rozbiciu na odpłatność i refundację, z wyszczególnionymi marżami zrealizowanymi na poszczególnych grupach odpłatności (jest to niezbędne w celu uzyskania informacji na której grupie leków uzyskujemy najwyższą rentowność),
• podział przychodów ze względu na stawki VAT – uzyskujemy przybliżoną strukturę sprzedaży w aptece – dzięki temu wiemy, jaki asortyment przeważa – czy struktura apteki jest Rx (VAT 8%) czy przeważa sprzedaż odręczna (VAT 23%),
• ilość ekspedycji i średnia wartość ekspedycji.

Niestety opcje te w programie Kamsoft są rozdzielone i nieczytelne, a poszczególne parametry odnajdziemy zarówno w modułach Zestawienia jak i Analizy, a niektórych parametrów w ogóle nie odnajdziemy i musimy je „policzyć” samodzielnie na podstawie danych szczątkowych.

Bardzo ciekawym rozwiązaniem i użytecznym, głównie ze względu na możliwości indywidualnej oceny efektywności pracowniczej, jest opcja w module „Kontrola”, gdzie w przeglądzie sprzedaży funkcjonuje opcja „sprzedaż z uwzględnieniem pracownika”. W module tym znajdziemy także opcje listowania sprzedaży i zakupów ze zbyt wysoką lub niską marżą. Jest to o tyle istotne, że nawet przy stosowaniu optymalizacji zakupów pod względem cenowym, hurtowniom zdarzają się „wpadki” i ekspedycja towaru w innych cenach aniżeli deklarowane. Bardzo ciekawym i cennym rozwiązaniem w oprogramowaniu Kamsoftu jest moduł Strategie, który służy do zarządzania cenami, rabatami i promocjami w aptece. Niestety, jest on poza ofertą podstawową, czyli wymaga dopłaty.

Z narzędzi, z których warto skorzystać, wspomniałbym jeszcze o Raporcie Efektywności Zamienników (Serwis W7 – REZ), który zawiera szereg informacji na temat skutków ekonomicznych jak i preferencyjnych stosowania zamienników, zarówno przez aptekę, jak i oceny postaw pacjentów wobec substytucji lekowej (np. na podstawie odsetka rezygnacji pacjenta z zakupu danego leku na rzecz innego lub całkowitej rezygnacji z zakupu). Oczywiście możliwości raportowania i analizowania sytuacji w aptece nie są sztuką dla sztuki. Mają one jedno podstawowe zadanie – zobrazowanie rzeczywistego stanu i kondycji apteki oraz kierunków zmian jakich musimy dokonać w procesie zarządzania placówką. Narzędzia informatyczne mają nas wspierać, ułatwiać pracę i odciążać od pracochłonnych procedur, z którymi borykamy się na co dzień.