Jak kontrolować stany magazynowe?

autor: mgr farm. Maciej Karbowiak
prezes firmy doradczej „New Concept”, specjalista w zakresie zarządzania i trade marketingu na rynku farmaceutycznym

Cały problem polega na właściwym podejściu do kwestii terminowania się „leków” w aptece i tzw. strat z niego wynikających. Oczywiście powinniśmy rozważyć kilka kwestii: podatkową, ustawową, finansową i zarządczą, gdyż są one ze sobą powiązane. Kwestie podatkowe nie nastręczają raczej problemów. W większości przypadków przepisy mają jasną wykładnię i w oparciu o zasadę, że już sam zakup towarów handlowych jest wydatkiem poniesionym w celu osiągnięcia przychodów, możemy stwierdzić, że strata z tytułu przeterminowania towaru stanowi koszt uzyskania przychodów – stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Co do zasady istotne jest, że strata w środkach obrotowych wynikająca z przeterminowania towarów może stanowić koszt uzyskania przychodów, gdy powstała poza wolą podatnika, w sposób od niego niezależny, mimo zachowania należytej staranności w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Należy przy tym pamiętać, że okoliczności powstania tej straty muszą być w sposób prawidłowy udokumentowane. Konsekwentnie w ten sam sposób należy odnieść się do wydatków ponoszonych na rzecz firmy utylizacyjnej, ponieważ sposób zagospodarowania tego typu odpadów jest ściśle ustalony. Przedsiębiorca prowadzący aptekę nie może dowolnie usunąć przeterminowanych towarów, muszą być one zutylizowane w ściśle określony sposób z zachowaniem norm chroniących środowisko oraz ludzi. W związku z powyższym koszty utylizacji przeterminowanych towarów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W tym momencie powinniśmy się zastanowić, co oznacza sformułowanie: „zachowania należytej staranności w prowadzeniu przedsiębiorstwa”? Ze względów praktycznych musimy stwierdzić, że cały asortyment, którym apteki dysponują, to towary tzw. handlowe, których obrót regulowany jest nie tylko przepisami ogólnymi, ale i szczególnymi wynikającymi z ich specyfiki. W dużej części jest to jednak asortyment podlegający prawom rynku i możliwości swobodnego kształtowania popytu i podaży. Oczywiście myślę tutaj o asortymencie do tzw. sprzedaży odręcznej, jak np. leki OTC, suplementy diety, dermokosmetyki czy materiały sanitarno-medyczne, których sprzedaż w dużej mierze uzależniona jest od rekomendacji farmaceuty w aptece.

W takim razie czy zasady prawidłowo prowadzonej gospodarki asortymentowej i magazynowej dopuszczają możliwość terminowania się tej grupy produktów? Tak naprawdę wspomniany asortyment preparatów nie powinien w ogóle być brany pod uwagę w grupie preparatów terminujących się i należy sobie jasno powiedzieć, że wystąpienie tego zjawiska jest spowodowane brakiem pieczy i niewłaściwym zarządzaniem posiadanym asortymentem. Przypomnijmy sobie nasze rozważania dotyczące budowy asortymentu i czynników warunkujących jego istnienie w naszej aptece – podstawą istnienia asortymentu jest rotacja. Jeżeli nie ma rotacji, nie ma podstawy do posiadania asortymentu. Wprowadzenie podstawowych mechanizmów zarządzania asortymentem (kategoryzacja) i stanem magazynowym, nawet na poziomie zasady Pareto czy analizy BCG dotyczącej grup asortymentowych, pozwoli nam na płynne kształtowanie asortymentu z uwzględnieniem jego rotacji, a co za tym idzie – bezpośrednim wpływem na poziom preparatów przeterminowanych. Dlatego też straty wynikające z terminowania się w/w grupy asortymentowej mogą wynikać z niewłaściwej polityki zakupowej, blokady sprzedaży wynikającej z braku powiązania polityki sprzedażowej z zakupową, czynników mentalnych lub po prostu z niewykształconych kompetencji sprzedażowych. Oczywiście odmienną sytuację mamy w przypadku leków Rx, szczególnie refundowanych, gdzie posiadamy ograniczone możliwości w zakresie rotacji produktu, a jak wiemy, musimy gwarantować dostępność produktową leku w aptece. W przypadku leków Rx pełnopłatnych możemy usiłować dokonać substytucji na zasadach ogólnych, np. poprzez obniżenie ceny leku dla pacjenta w okresie jego terminu ważności – jest to trudne, ale wykonalne. Niestety, w przypadku leków Rx refundowanych ustawodawca nie ułatwił nam sprawy, gdyż ustawa refundacyjna praktycznie uniemożliwia nam w większości przypadków stosowanie substytucji ze względu na ograniczenia art. 44 punkt 1. i 2., gdyż odpadają nam możliwości pracy z ceną. Szczególnie dotyczy to przypadku preparatów droższych, nie stanowiących podstawy grupy limitowej.

Częste obwieszczenia zmieniające ceny urzędowe i limity poszczególnych grup i preparatów dodatkowo utrudniają nam pracę i narażają na straty, powodując wzrost wartości leków zagrożonych przeterminowaniem. Dlatego tak istotną sprawą w rozważaniach na temat problemu asortymentu terminującego się jest kwestia ograniczenia tych strat poprzez właściwą kontrolę i ograniczenie własnych zaniedbań apteki w tym zakresie. Nawiązując do retoryki podatkowej – stanowisko, iż każdy koszt podatkowy musi być uzasadniony i racjonalny, powinno przyświecać nie tylko urzędowi skarbowemu, ale przede wszystkim nam, jako osobom odpowiedzialnym za nadzór i właściwą pieczę nad posiadanym asortymentem. Dlatego też oprócz mechanizmów i strategii dotyczących efektywnego zarządzania asortymentem, najistotniejszym elementem jest nadzór i kontrola bieżącej rotacji produktów. W naszych systemach aptecznych istnieje możliwość generowania raportów ogólnych i szczegółowych dotyczących struktury magazynu, a więc analitycznego podejścia do produktów ze względu na czas magazynowania. Uwzględniając strategię zarządzania magazynem realizowaną przez kierownika/managera apteki, narzędzie to idealnie nadaje się do kontroli rotacji asortymentu apteki i ewentualnych możliwości reagowania na ujawnione sytuacje zagrożenia przeterminowaniem produktów o ograniczonej rotacji. Innym narzędziem jest oczywiście możliwość generowania listy leków z określoną datą ważności, ale nie zmienia to faktu, że każda z wymienionych opcji wymaga zaangażowania i ustalenia odpowiednich procedur w zakresie kontroli dat ważności posiadanego asortymentu. W praktyce w wyniku dłuższego użytkowania najnowszych technologii i zamawiania asortymentu zgodnego ze wskaźnikami rotacji da się zauważyć znaczny spadek wartości leków przeterminowanych.

Dlatego też, mając na uwadze powyższe rozważania, nie powinno nas dziwić stanowisko organów podatkowych, że do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczymy strat będących następstwem niewłaściwego i nieracjonalnego działania podatnika. Tak też stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 maja 2000 r. (sygn. akt I SA/Gd 182/98): „Spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów straty wywołanej tylko i wyłącznie z jej winy, a wynikającej z tego rodzaju zaniedbań, których racjonalnie działający podmiot gospodarczy nie popełniłby”. Z życiowego i podatkowego punktu widzenia ważne jest , abyśmy jako podatnicy przyjęli określone limity takich strat/ubytków. Pozwoli to nam wykazać przed organem podatkowym, iż poniesione straty są nieuniknionym i uzasadnionym następstwem prowadzonej działalności. Limity powinny być ustalane przez podatnika na podstawie danych podmiotów działających w tej samej branży, na co zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (sygn. akt III SA 2041/00): „Kosztami uzyskania przychodów są tylko takie straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione, a podatnik, który zamierza zaliczyć straty do kosztów uzyskania przychodów, powinien udowodnić, że są one normalnym następstwem prowadzonej działalności. Ponadto protokół strat powinien zawierać nie tylko spis zniszczonych towarów i odzwierciedlać statystyczne braki na koniec miesiąca, ale musi opisywać każde zdarzenie z osobna”. Dlatego też nie możemy uznać, że kosztem uzyskania przychodów są „nadmierne” straty w towarach, których nie można uzasadnić charakterem prowadzonej przez aptekę działalności.