Lista obecności – jakie dane może zawierać?

„Jakie dane może zawierać lista obecności oraz czy pracownicy mogą widzieć dane innych pracowników znajdujące się na tejże liście?”

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.). Realizując powyższy obowiązek pracodawca prowadzi dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Zgodnie z art. 1041 § 1 pkt 9 k.p. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien zostać określony w regulaminie pracy. Przepisy prawa pracy nie określają sposobu potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i wyjścia z pracy (obecności w pracy).

Lista obecności powinna ograniczać się do imion i nazwisk pracowników, miejsce na podpis pracowników oraz okres, którego dotyczy prowadzona lista. Może zawierać dodatkowo godziny przyjścia i wyjścia, czy też np. miejsce na podpis kierownika, któremu podlegają pracownicy. Ujawnianie tego typu danych w dokumentacji wewnętrznej nie wymaga bowiem uzyskiwania dodatkowych zgód.

Co istotne z uwagi na zakaz przetwarzania określonych danych osobowych (art. 9 RODO^[1]) na liście nie należy odnotowywać przyczyn absencji pracownika (danych wrażliwych) – zwolnień lekarskich, urlopów itp.). Informacje te powinny być dostępne jedynie dla osób upoważnionych do przetwarzania tych danych. Należy pamiętać, że dane osobowe polegają ochronie na zasadach określonych w RODO (art. 5 ust. 1 lit. c, art. 5 ust. 1 lit. f i ust. 2, art. 24 i 25 RODO) i ustawie z dnia z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych^[2]. Nielegalne przetwarzanie danych osobowych jest penalizowane na mocy art. 107 ww. ustawy. Ponadto lista obecności nie powinna znajdować się w miejscu dostępnym dla wszystkich (można ją umieścić np. w sekretariacie).