Efektywność pracy w grupie

Szkolenia, ćwiczenia, codzienna praca kierownika apteki – to aktywności, dzięki którym staramy się podnieść efektywność pracy w zespole. Warto bliżej przyjrzeć się obszarom, w których działanie grupowe przynosi mniej wydajne efekty i sytuacjom, które mogą generować problemy.

Zasadniczym zagrożeniem związanym z pracą zespołową jest mechanizm opisany przez psychologów, który mówi o tym, że pracując w grupie, mamy tendencję do „chowania się” za innymi. Liczymy na to, że ktoś przejmie inicjatywę i wykona zadanie. W środowisku aptecznym możemy mieć z tym zjawiskiem do czynienia, gdy kierownik apteki zleci personelowi – dla przykładu – poprawę konkretnej ekspozycji w danej kategorii. Czym może zakończyć się takie zadanie? Okazać się może, że ekspozycja nie zostanie poprawiona lub efekt nie będzie zadowalający. Istnieje możliwość, że gdyby kierownik apteki delegował to zadanie konkretnemu farmaceucie, wykonane byłoby ono wzorowo i na czas.

Jakie inne zagrożenia mogą towarzyszyć pracy zespołowej? Opisał je psycholog społeczny Irving Janis i nazwał syndromem myślenia grupowego. Zjawisko to dotyczy zespołów eksperckich, w których popełnione błędy wynikają nie z działań jednostki, ale z decyzji podejmowanych zbiorowo. Warto podkreślić, że niepowodzenia w decyzjach zespołów nie są spowodowane cechami poszczególnych jego członków. Błędy te wynikają z cechy samego zespołu (grupy). Często bowiem zdarza się, że zespół dąży do jednomyślności, zamiast do znalezienia najlepszego rozwiązania danego zadania.

Po czym możemy poznać, że mamy w zespole do czynienia ze zjawiskiem syndromu myślenia grupowego?

• nadmierny optymizm („Wszystko będzie dobrze”);
• iluzja bezpieczeństwa („Nam nie może stać się nic złego”);
• nacisk na tych członków grupy, którzy mają inne zdanie niż większość.

Na tym nie koniec. Jakie jeszcze zagrożenia mogą wynikać z pracy w grupie?

1. Różne motywacje członków zespołu
Członkowie grupy mogą przedkładać własne cele ponad cele grupy. Nadrzędną wówczas motywacją może okazać się chęć osiągnięcia korzyści dla siebie, a nie dla zespołu, apteki.

2. Różnice kompetencji
Na przykład osoby, które mają większą siłę przebicia, są bardziej pewne siebie, mogą mieć tendencję do forsowania swojego zdania. Może się okazać, że inni członkowie zespołu mają lepsze pomysły, ale nie są w stanie się z nimi przebić. Bardziej nasilony efekt może sprawić, że zdanie mniejszości będzie bagatelizowane i ignorowane.

3. Polaryzacja grupowa
Zjawisko, w którym podejmowane decyzje mogą być przesunięte w stronę bardziej ryzykownych rozwiązań (w grupie raźniej). Może być również dokładnie odwrotnie, gdy decyzje grupowe podejmowane będą z dużo większą ostrożnością niż indywidualnie.

4. Syndrom zdominowania grupowego
Mamy do czynienia z nim wówczas, gdy zespół sztywno trzyma się jednego rozwiązania, nie szukając innych możliwości. Syndrom może się nasilić wówczas, gdy w zespole znajdzie się osoba ponadprzeciętna z danego obszaru i grupa będzie bazowała tylko na jej zdaniu, zamykając się na argumenty innych osób.

5. Rozproszenie odpowiedzialności
Odpowiedzialność za podjęte decyzje rozprasza się na wszystkich członków zespołu.

6. Możliwość wystąpienia konfliktów
Sprzeczność interesów, odmienne zdanie jednostki – wszystko to może przyczyniać się do powstawania sytuacji konfliktowych.

Praca w grupie może być również niekorzystna z punktu widzenia kierownika apteki bądź jej właściciela z uwagi na organizację pracy zespołu farmaceutów. Należy liczyć się z tym, że inaczej organizować będzie sobie pracę pojedynczy pracownik, a inaczej grupa pracowników. Jakie są zatem zagrożenia w tym obszarze?

• Dłuższy czas podejmowania decyzji
  Członkowie zespołu potrzebują czasu, by podjąć wspólną decyzję. W przypadku zespołu farmaceutów czas ten może dodatkowo wydłużać fakt, że niektórzy członkowie zespołu aptecznego nie są codziennie w aptece. Zachodzi tu więc ryzyko trudniejszej komunikacji pomiędzy farmaceutami.
• Brak lub nadmiar liderów
  Może zdarzyć się tak, że w zespole farmaceutów mamy silne osobowości i każda z nich będzie chciała forsować swoje rozwiązania. Potrzeba więc czasu na znalezienie konsensusu. Niekorzystna sytuacja pojawi się również wówczas, gdy w zespole nikt nie przejawia cech naturalnego lidera. Wówczas dobrze byłoby, gdyby kierownik apteki przejął inicjatywę i wspomógł grupę.
• Chaos, czyli bałagan organizacyjny
  Może on wynikać ze wszystkich powyższych elementów.

Dlaczego warto z innej perspektywy spojrzeć na zagadnienie pracy zespołowej? Ponieważ może się okazać, że efekty pracy zespołu farmaceutów, których się spodziewamy, nigdy nie zostaną osiągnięte. Zespół może się bardziej osłabiać, niż sobie pomagać. Znajomość zagrożeń wynikających z pracy zespołowej może ukierunkować managera, jakie zdania powinien delegować grupie, a jakie pojedynczym pracownikom.

Wiedza ta powinna również wzbudzać czujność kierownika i potrzebę obserwowania swoich ludzi. Dlatego taka ważna jest znajomość farmaceutów, rozpoznawanie ich potencjałów i kompetencji. Jeśli wiemy, że w zespole mamy silne osobowości i kliku naturalnych liderów, jest to informacja, iż mogą pojawiać się konflikty. Należy wówczas tak organizować pracę zespołu aptecznego, by nie dochodziło do sytuacji, w których naturalni liderzy będą ze sobą rywalizowali.

Znajomość wad wynikających z pracy zespołowej powinna zwrócić uwagę kierownika apteki na odpowiedzialność w podejmowaniu decyzji. Chcąc uzyskać pełne zaangażowanie w wykonywane zadanie, powinniśmy pilnować, aby farmaceuta czuł za nie osobistą odpowiedzialność, by ta nie rozproszyła się po całym zespole.

Mówiąc o zagrożeniach wynikających z pracy zespołowej, nie możemy zapominać o tym, jak wielką wartością jest praca w grupie i współpraca między farmaceutami. Ważne jest jednak – jak w przypadku wielu innych zagadnień związanych z zarządzaniem zespołem – poznanie „obu stron medalu”. To pozwala bardziej efektywnie zarządzać zespołem, korzystać z talentów poszczególnych farmaceutów, a to z kolei przekład się na całą efektywność pracy apteki.