Usuwanie danych pracowników z akt osobowych

 2 minuty

prawo-dane-pracownikow-akta-osobowe

„W jaki sposób usunąć z akt osobowych pracowników dane osobowe, które nie powinny się tam znajdować, np. ksero dowodu osobistego, adresy e-mail?”

Chociaż przepisy prawa pracy nie regulują sposobu usuwania dokumentacji z akt osobowych, to z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej* wynika, że dokumenty w aktach osobowych przechowuje się w porządku chronologicznym, numeruje oraz tworzy wykaz oświadczeń lub dokumentów. Dotyczy to każdej z wydzielonej części akt osobowych pracownika. Należy rozróżnić dwie sytuacje, tj. usuwania całego dokumentu z akt osobowych oraz usuwania poszczególnych danych z dokumentu.

W pierwszym przypadku konieczne jest dokonanie zmiany numeracji oraz odpowiednia modyfikacja wykazu w danej części akt osobowych pracownika z zachowaniem porządku chronologicznego. Jest to o tyle istotne, że zachowanie właściwej chronologii i numeracji akt osobowych pozwala na odtworzenie historii zatrudnienia danego pracownika. Przepisy jednak nie nakładają obowiązku zamieszczania adnotacji w aktach osobowych o usunięcie określonego dokumentu lub dokumentów. W drugim przypadku, usuwając niepotrzebne dane (np. ksero dowodu osobistego lub e-mail) należy je w sposób trwały zamazać.

* Dz. U. z 2018 r. poz. 2369, dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej