W języku podatkowym obdarowywanie pracowników prezentami to nieodpłatne przekazanie towarów, które podlega opodatkowaniu, jeżeli przekazanie nastąpi na cele inne niż związane z prowadzonym przez właściciela przedsiębiorstwem. Jednocześnie w takim wypadku przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, związanego z wydatkami na towary i usługi wykorzystane przy obdarowaniu. Oznacza to, że jeżeli właściciel apteki przekazuje nieodpłatnie pracownikom towary służące ich prywatnym potrzebom (np. upominki jubileuszowe czy świąteczne) powinien opodatkować tę czynność VAT, o ile przy ich zakupie miał prawo odliczyć podatek naliczony. Jednocześnie nie podlega opodatkowaniu VAT nieodpłatne przekazanie prezentów o małej wartości bez względu na ich przeznaczenie. Reguluje to art. 7 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.
Prezent prezentowi nierówny
Prezentem o małej wartości są:
- towary przekazywane jednej osobie, o łącznej wartości nieprzekraczającej w całym roku kwoty 100 zł (pod warunkiem jednak, że prowadzona jest ewidencja, pozwalająca ustalić tożsamość osób, którym przekazano prezenty),
- towary, których jednostkowa cena nabycia lub koszt wytworzenia nie przekroczyły 5 zł.
Jednocześnie podatek naliczony związany z zakupem prezentów spełniających powyższe kryteria będzie podlegał odliczeniu. Ustawodawca w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nie odnosi się do dokonania odliczenia, lecz do przysługującego podatnikowi prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Oznacza to, że w sytuacji, gdy podatnik miał prawo do odliczenia, lecz z niego nie skorzystał, również będzie obowiązany do opodatkowania przekazania prezentów.
W przypadku dostawy towarów, wymienionej w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania, w myśl art. 29 ust. 10 ustawy o VAT, jest cena, po jakiej towary zostały zakupione. Z tej okazji będą mogli skorzystać pracodawcy, którzy zdecydują się na prezenty do 100 zł dla każdego pracownika. Jednocześnie należy pamiętać, że może to być tylko jeden prezent w roku. Jeżeli pracownicy otrzymali już inne upominki z okazji np. Wielkiej Nocy należy w tych rozliczeniach uwzględnić cenę przekazanych wcześniej prezentów.
Skąd wziąć środki na prezenty?
Właściciele aptek zastanawiają się nad źródłem finansowania tego typu wydatków, który jest najlepszy z punktu widzenia ich interesów. Apteka może sfinansować zakup paczek dla personelu apteki:
1. ze środków obrotowych,
2. funduszu świadczeń socjalnych.
W pierwszym wypadku jest to wygodne dla pracodawcy, ponieważ paczki mogą być wręczone wszystkim pracownikom, bez potrzeby oceny ich sytuacji materialnej. Apteka nabywa też prawo do odliczenia podatku z faktury poświadczającej dokonanie zakupu prezentów, a wydatki poniesione na ten cel są kosztami uzyskania przychodów. Stosownie jednak do art. 32 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług z tytułu wręczenia pracownikom prezentów należy wystawić fakturę wewnętrzną VAT. Pracodawca może zrezygnować z odliczenia podatku naliczonego przy zakupie przekazanych pracownikom upominków i wówczas nie musi naliczać VAT należnego (art. 7 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Może się zdarzyć, że w związku z wręczeniem paczek apteka poniosła inne wydatki poświadczone fakturą VAT. W takich przypadkach jej właściciel ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych wydatkach. Wręczenie pracownikom prezentów, których zakup był dokonany ze środków obrotowych, stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Od całej wartości przekazanych prezentów pracodawca powinien naliczyć składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jeżeli wręczanie prezentów odbywa się w trakcie spotkania świątecznego, podstawą opodatkowania jest suma netto wydatków na wszystkie zakupy towarów i usług związanych z organizacją imprezy lub spotkania przedświątecznego. Jeżeli spotkanie przedświąteczne organizowane jest nie tylko dla pracowników, ale również dla klientów, wydatki związane z organizacją imprezy są kosztami reprezentacji i nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to również brak prawa do odliczenia przy zakupach związanych z organizacją takiej imprezy. Ponadto są to świadczenia związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, więc nie podlegają VAT niezależnie od prawa do odliczenia.
List do Św. Mikołaja
Rozważenie kwestii podatkowych jest oczywiście niezwykle istotne, ale nie należy zapominać, że podarunek powinien sprawić przyjemność obdarowanemu i zmotywować go do dalszej pracy. Oczywiście w ferworze obowiązków pracodawcy wybierają najłatwiejsze rozwiązanie i chętnie korzystają z bonów towarowych, które pracownicy mogą wymienić w sklepie na wymarzone produkty. Okazuje się jednak, że nawet bon może być dobrym podarunkiem pod warunkiem, że będzie dobrze dobrany do konkretnego pracownika. Potentat na rynku bonów, firma Sodexho Pass w ostatnim roku, oprócz standardowej oferty, wprowadziła także kupon motoryzacyjny, uprawniający m.in. do wymiany na paliwo oraz zakupy na stacjach paliw. W jej ofercie pojawił się również kupon RTV-AGD, który można zrealizować w sieci sklepów z elektroniką. Jak przekonują szefowie firm zajmujących się sprzedażą bonów okolicznościowych, polscy pracodawcy stają się coraz bardziej wymagający i poszukują nowych, wygodnych form obdarowywania pracowników. Dlatego wiele firm ma w swojej ofercie bony turystyczne czy bony spa, które można zamienić na pobyt w ośrodkach wczasowych i salonach odnowy biologicznej. Wśród bogatej oferty znajdziemy też bony zróżnicowane ze względu na płeć. W tym roku na rynku pojawiła się także nowość - zestaw Vivabox. Składa się na niego kilka próbek produktów z danej kategorii oraz Certyfikat Podarunkowy, uprawniający do bezpłatnej wymiany próbki na produkt pełnowymiarowy. Można więc wybierać np. pośród alkoholi czy zestawów perfum, w zależności od tego, która próbka z zestawu przypadnie nam najbardziej do gustu. Sprzedaż Vivabox z próbkami alkoholi prowadzi obecnie Carrefour, a próbki perfum dostępne są w drogeriach Sephora. Cena produktów w sklepie: zestaw alkoholi 99 zł, zestaw perfum 199 zł. Oznacza to, że kupując pracownikom zestaw alkoholi pracodawca nie musi martwić się o podatek VAT, zakup zestawu perfum spowoduje już konieczność uwzględnienia podatku od towarów i usług.