Praca na priorytetach

Owszem, choć nie ma jednej recepty na to, jak pracować, by było to efektywne. Są jednak metody, które bywają pomocne w zorganizowaniu czasu sobie i swoim pracownikom. Podstawą jest świadomość, że wywiązanie się ze wszystkich obowiązków zależy od nauczenia się  zarządzania sobą i naszymi pracownikami w czasie. W różnych źródłach można odnaleźć sformułowanie „zarządzanie swoim czasem”. Nie do końca mnie ono przekonuje, bo czyż faktycznie możliwe jest zarządzanie czasem? Bliższe i prawdziwsze wydaje mi się stwierdzenie „zarządzanie Sobą w czasie”. Od czego więc zacząć? Z pewnością należy spojrzeć na swoją efektywność z jak największą dozą obiektywizmu. Timothy Ferriss, amerykański przedsiębiorca, autor wielu publikacji dotyczących organizacji pracy, powiedział: „Brak czasu to tak naprawdę brak priorytetów”. Jest on wyznawcą teorii, iż nadmierne obciążenie pracą bywa często tak nieproduktywne jak nierobienie niczego. Autor namawia do tego, by robić mniej, a efektywniej. Nasuwa się od razu pytanie, jak wybrać te czynności, te obowiązki, które zajmują mniej czasu, a dadzą oczekiwane efekty?

Z pomocą przychodzi zasada włoskiego ekonomisty – Vifredo Pareto, której nazwa pochodzi od nazwiska jej twórcy. A zdefiniować możemy ją następująco: 80/20. Oznacza to, że 80 procent rezultatów wynika z 20 procent wkładu. Jak to się ma do wyboru czynności, które przyniosą nam najbardziej pożądane efekty? Oznacza to, że wykonanie 20 procent najważniejszych rzeczy przyniesie nam 80 procent oczekiwanych rezultatów. Dlatego też nie warto tracić energii na wykonanie wszystkich zadań, ponieważ nigdy nie wykonamy ich wszystkich na 100 procent. Dodatkowo istnieje ryzyko, że wykonamy je niestarannie i stracimy potem dodatkowy czas na poprawianie błędów. A przecież nie o taką efektywność nam chodzi. W tym miejscu należy też wspomnieć, że większość czynności w pracy wystarczy wykonać dobrze, nie wszystkie zadania muszą być wykonane idealnie.

W parze z zasadą Pareto idzie zasada brytyjskiego historyka i pisarza Cyrilla Parkinsona, który stwierdził, iż: „Praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Sądzę, że po przeanalizowaniu tych słów wszyscy zgodzimy się ze słusznością tego prawa. Odnosząc to do rzeczywistości w pracy, oznacza to, że jeśli otrzymamy (zaplanujemy) określony czas na wykonanie danego zadania, prawdopodobnie większość zabierze się do niego jak najpóźniej. Jeśli mamy więcej czasu, niż wymaga tego zadanie, zaczynamy przedłużać i odkładać wykonanie na ostatnią chwilę. Jeśli do wykonania jakiejś czynności mamy niewiele czasu, szybciej się koncentrujemy i motywujemy do jej wykonania. Z pewnością każdemu zdarzyło się usłyszeć od znajomej osoby (część zna to z autopsji), że im więcej ma obowiązków do wykonania, tym lepiej potrafi się zorganizować i działać efektywniej.

Łącząc elementy zasady Pareto i Parkinsona, wysuwają się następujące wnioski

• liczbę zadań należy ograniczyć do najważniejszych (dotyczy to również sytuacji, gdy kierownik deleguje zadania farmaceutom).


• czas wykonania zadania należy ograniczyć do najważniejszych czynności.

Prostym narzędziem niezwykle przydatnym w identyfikowaniu priorytetów jest matryca Eisenhowera. Pozwala ona na dzielenie obowiązków/czynności na:

• pilne i ważne: są to zadania strategiczne, ważne w osiągnięciu naszego celu, są to jednocześnie czynności konieczne do wykonania w możliwie jak najszybszym czasie,


• ważne, ale niepilne: zadania, które są ważne w odniesieniu do realizacji celu, ale ich realizacja może poczekać, bez uszczerbku dla końcowego efektu,


• pilne, ale nieważne: to zadania, które musimy wykonać w miarę szybko, ale nie mają one znaczenia w osiągnięciu celu,


• niepilne i nieważne: zadania, które z punktu widzenia realizacji celu nie mają żadnego znaczenia, a czas ich realizacji nie jest w żaden sposób ograniczony.

Chcąc skorzystać z tego narzędzia musimy ustalić swoją listę zadań i kolejno wpisywać te zadania w matrycę, zgodnie z powyższym schematem. Jeśli już zidentyfikujemy zadania, które są dla nas najważniejsze, warto je uporządkować. Dobrą metodą jest połączenie ich w grupy. Może się to odbywać według poniższych przykładów:

• Spotkania z przedstawicielami firm
  Ustalmy konkretne dni i godziny na spotkania. Może to być jeden lub dwa dni w tygodniu. Wpiszmy w kalendarz wszystkie wizyty przedstawicielskie. Nie planujmy w tym czasie innych czynności, czy obowiązków (np. sprzedaż za pierwszym stołem)


• Odpisywanie na maile
  Ograniczmy sprawdzanie poczty do konkretnych pór w ciągu dnia. Wystarczy, że sprawdzimy pocztę rano i w godzinach popołudniowych. Nie zaglądajmy do skrzynki mailowej w każdej swojej wolnej chwili.


• Wysyłanie zamówień
  Jeśli przygotowujemy większe zamówienia do danego dostawcy i robimy to systematycznie, jesteśmy w stanie zaplanować tę czynność. Zamówienie z pewnością będzie bardziej przemyślane i dostosowane do faktycznych potrzeb.

Chcąc dobrze zarządzać sobą w czasie, bazując na priorytetach, warto pamiętać o asertywności. Dlaczego? Umiejętność odmawiania i szanowania swojego czasu (swoich zaplanowanych czynności) pozwoli efektywnie działać i realizować zamierzone działania. Mówienie „nie” bywa trudne do opanowania. Wydaje nam się, że odmowa stawia nas w złym świetle. Pamiętać należy jednak o tym, by odmawiając, zachować kulturę osobistą i robić to z poszanowaniem naszego współrozmówcy.

Mówiąc o pracy na priorytetach nie można zapomnieć o tzw. „złodziejach czasu”, którzy zakłócają nam pracę i nie pozwalają angażować się w naprawdę najistotniejsze dla nas czynności. Warto zatem ich poznać. Dla każdego „złodziej czasu” może mieć inne oblicze. By zdiagnozować, co nam zabiera cenny czas, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, co robię najczęściej, gdy uciekam od wzięcia się za właściwe obowiązki (może to być np.: przeglądanie mediów społecznościowych, zaparzenie kolejnej kawy)? Ważne w tym momencie jest to, by szczerze odpowiedzieć sobie na to pytanie.
Kiedy zdefiniujemy, dokąd „uciekamy” przed właściwymi obowiązkami, oszacujmy, ile minut dzienne zajmują te czynności. Jeśli uciekamy w media społecznościowe i szacujemy, że je przeglądamy średnio godzinę dziennie, w skali tygodnia jest to 7 godzin, a w miesiącu 28 godzin. A to już ponad doba, której często nam brakuje...

Jeśli uda się nam wskazać konkretne czynności, które zaprzątają nam głowę i odrywają od ważnych obowiązków, należy znaleźć sposób na pozbycie się ich. Wyeliminowanie niepożądanych zachowań może okazać się trudne. Z pewnością jednak świadomość czynności, które obniżają naszą efektywność w pracy, będzie już wielkim krokiem do osiągnięcia sukcesu. Przyniesie to korzyść zarówno osobom zarządzającym, jak i ich pracownikom.