RODO: W jaki sposób należy usunąć z akt osobowych pracowników dane osobowe?

W jaki sposób należy usunąć z akt osobowych pracowników dane osobowe, które nie powinny się tam znajdować, np. ksero dowodu osobistego, adresy e-mail? Czy w miejsce usuniętego dokumentu można włożyć kartkę z adnotacją „usunięto dokument z akt osobowych, zgodnie z RODO”? Czy w spisie dokumentów danej części akt również można wpisać „usunięto dokument z akt osobowych, zgodnie z RODO” pod nr, który wcześniej informował o kopii dowodu osobistego? Czy można zamazać korektorem część informacji na starym kwestionariuszu? Czy należy pousuwać dokumenty niepożądane również z akt osobowych byłych pracowników?

Przepisy prawa pracy nie wskazują sposobu usunięcia dokumentów, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych pracowników. Niemniej jednak pracodawca, usuwając dokumentację, powinien zachować porządek chronologiczny i numerację. Zgodnie z § 4 ust. 1 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej* oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Usuwając dokument, pracodawca zobowiązany jest zatem zmienić odpowiednio wykaz i numerację dokumentów, które pozostały w aktach osobowych. Można również zamazać w sposób trwały i nieodwracalny (anonimizacja) dane osobowe, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych (np. będący daną osobową e-mail identyfikujący pracownika). Dopuszczalne będzie także (chociaż nie wymagane na mocy obowiązujących przepisów) zamieszczenie wzmianki wskazanej w pytaniu, tj. o usunięciu dokumentu zgodnie z RODO. Obowiązek usunięcia niepożądanych dokumentów dotyczy także akt osobowych byłych pracowników. Dane poprzednio w nich zebrane w nadmiernym zakresie również nie mogą być przetwarzane.