Klauzula informacyjna RODO w mailach służbowych

„Czy konieczne jest wskazanie klauzuli informacyjnej RODO w stopce mailowej pracowników?”

Podstawa prawna

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE^[1] nakłada na administratora obowiązek informacyjny, który aktualizuje się w przypadku pozyskiwania przez niego danych. Katalog informacji przekazywanych w związku z realizacją obowiązku informacyjnego różni się w zależności od tego, czy dane osobowe są pozyskiwane od osoby, której dane dotyczą (art. 13), czy też pochodzą one z innych źródeł (art. 14). Kryterium różnicującym jest zatem to, czy zbieranie danych osobowych odbywa się w sposób bezpośredni, czy pośredni^[2].

Administrator musi spełnić obowiązek informacyjny względem osoby także wtedy, gdy realizuje żądanie dostępu do danych (art. 15). Prawodawca nie narzuca administratorowi żadnej szczególnej formy, w której obowiązek informacyjny ma zostać spełniony wobec podmiotu danych. Dane osobowe przetwarzane są podczas różnych procesów, w tym poprzez powszechny proces prowadzenia komunikacji drogą e-mail. Jednym z wygodniejszych sposobów realizacji obowiązku informacyjnego jest wskazywanie klauzuli informacyjnej RODO w stopce mailowej pracowników, gdzie zawarte są podstawowe dane wraz z odesłaniem (odpowiednim linkiem), przekierowującym do pełnej treści na dedykowanej stronie internetowej, wypełniając w ten sposób wymogi określone w RODO. Istotne jest, aby obowiązek informacyjny realizowany był w sposób umożliwiający realną możliwość zapoznania się z informacją. RODO wymaga, aby przekazanie informacji następowało w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem (art. 12 ust. 1).

Przepis art. 12 ust. 7 RODO pozwala na dodatkowe opatrzenie klauzul informacyjnych standardowymi znakami graficznymi, które przedstawią sens zamierzonego przetwarzania w widoczny, zrozumiały i czytelny sposób. Podsumowując – nie jest konieczne wskazanie bądź odesłanie do klauzuli informacyjnej RODO w stopce mailowej pracowników. Realizacja obowiązku informacyjnego może nastąpić także w innej formie, np. pisemnie w treści umowy, komunikatu lub nawet ustnie (telefonicznie) – np. wobec osób niewidomych.