Polityka magazynowa w realiach COVID-19

Rok 2020 to niezwykle burzliwy, niepewny czas dla polskich aptek. Każdy kwartał przynosił zmiany w funkcjonowaniu placówek zarówno po względem organizacyjnym jak i finansowym. Wahania finansów i przepływu pacjentów rzucają wyraźny cień na dotychczasowy model funkcjonowania aptek.

Istotnym problemem jest brak możliwości wyznaczenia daty, kiedy apteki wrócą do swojego dawnego trybu pracy oraz dręczące farmaceutów pytanie: czy w ogóle tak się stanie? Eksperci twierdzą, że ponowne odbicie in plus w branży lekowej może nastąpić wraz z powrotem dzieci do szkół i przedszkoli i nasileniem infekcji typu grypa czy przeziębienie (których obecnie notujemy bardzo mało). W dobie trwającej epidemii nie możemy być tego jednak pewni, jak i nie możemy wykluczyć kolejnej fali zarażeń COVID-19 i idących wraz z nią obostrzeń.

Jedna z podstawowych zasad prowadzenia biznesu, czyli planowanie i stawianie celów, została zamrożona wraz z wieloma dziedzinami naszego gospodarczego życia. Co w takiej sytuacji możemy jako farmaceuci i przedsiębiorcy zaradzi? Nie mogąc prognozować przyszłych wydarzeń musimy jak najszybciej ocenić bieżącą sytuację i dopasować model naszego aptecznego biznesu do tego, czym dysponujemy. W moim przekonaniu należy w pierwszej kolejności zrozumieć sedno operacji finansowych w naszych przedsiębiorstwach.

Apteki, co do zasady, nie sprzedają usług, ale produkty. Pozyskują je w hurtowniach, co stawia apteki w pozycji pośrednika w łańcuchu dystrybucyjnym. Produkty sprzedawane są na stosunkowo niskich marżach, co czyni przedsiębiorstwo trudniejszym w zarządzaniu. Należy zdać sobie sprawę z faktu, że każdy zakup towaru do apteki, to jej koszt, zatem nie ma różnicy, czy kupimy, na przykład meble wypoczynkowe dla pacjentów, czy leki – w obydwu przypadkach wydajemy pieniądze, z tym że leki możemy później sprzedać.

Powyższe informacje wydają się oczywiste, ale wyciągane z nich wnioski nie zawsze są proste i właściwe. Posłużmy się zatem przykładem. Jeśli apteka wykonuje miesięczny obrót na poziomie 100 tysięcy, to przy założeniu dwudziestoprocentowej marży jej zysk wynosi 20 tysięcy. Z owych 20 tysięcy musi opłacić podstawowe wydatki stałe, jak czynsz i pensje, a ewentualna nadwyżka trafia do kieszeni właściciela punktu. W tym miejscu popełniany jest główny błąd. Nie pracownicy, czynsz i opłaty stanowią główne obciążenie finansowe aptek, ale zakupy asortymentowe.

Posługując się tym samym przykładem: podczas gdy koszty stałe to, załóżmy, 15 tysięcy, wartość zakupów wynosi 80 tysięcy! W trudnych czasach niezwykle istotna jest właściwa polityka magazynowa, bo dzięki niej możemy wygenerować istotne nadwyżki finansowe.

W tym miejscu warto przytoczyć następującą regułę: każde zmniejszenie zakupów w ujęciu miesiąc do miesiąca generuje nadwyżkę finansową równą wartości zmniejszenia przy założeniu stałych obrotów i kosztów. Oznacza to, że jeśli utrzymamy ten sam obrót, a zakupy zmniejszymy o pięć tysięcy, to powinniśmy zgromadzić nadwyżkę finansową pięć tysięcy.

Powyższe zasady działają identycznie w drugą stronę, stąd – dla przykładu – wiele aptek pomimo zwiększonych obrotów i zysków w marcu ub.r. borykało się z problemami finansowymi w kwietniu i maju. Przede wszystkim w kwietniu i maju spadł obrót, a obrót w oczywisty sposób pozwala na zachowanie płynności finansowej, gdyż pieniędzmi z obrotu spłacamy wartość faktur zakupowych. Spadek obrotu np. o 5 tysięcy, to 5 tysięcy mniej na spłatę faktur.

Mając na uwadze powyższe, możemy nakreślić następujące schematy:

1. Spadek zakupów 5 tys. / utrzymanie stałego obroty = +5 tys.
2. Spadek zakupów 5 tys. / spadek obrotu 5 tys. = 0
3. Spadek zakupów 5 tys. / wzrost obrotu 5 tys. = +10 tys.

W przypadku wzrostu wartości zakupów powyższe schematy kształtują się następująco:

1. Wzrost zakupów 5 tys. / utrzymanie stałego obroty = -5 tys.
2. Wzrost zakupów 5 tys. / spadek obrotu 5 tys. = -10 tys.
3. Wzrost zakupów 5 tys. / wzrost obrotu 5 tys. = 0

Porównując analogiczne punkty powyższych schematów, zauważamy, jak duże oszczędności lub straty generujemy wyłącznie polityką magazynową: każde 5 tys. zakupionego towaru może wygenerować oszczędność lub stratę apteki na poziomie 10 tys. A zatem: każda operacja magazynowa wartością „x” in plus lub in minus daje oszczędność lub stratę aptece równą 2x.
Powyższe przykłady są swego rodzaju wynikiem badań „w próżni” (analogicznie do testowania spalania samochodów w warunkach laboratoryjnych) – nie uwzględniają bowiem strat lub profitów wynikających z właściwych zakupów, np. wypłat z tytułu umów kontraktowych, wzrostu sprzedaży dzięki zwiększeniu konkurencyjności cen, itd. Dają jednak klarowne i przejrzyste dane, będące doskonałym punktem wyjścia podczas układania magazynu apteki.

Bazując na przedstawionej wiedzy, możemy prześledzić, co wydarzyło się w aptekach na przestrzeni ostatnich miesięcy. Nagły wzrost obrotów i idące za nim zwiększenie zysków, napędzało równocześnie gwałtowne towarowanie aptecznych magazynów. Było to powodowane obawami właścicieli i kierowników przed brakami części podstawowego asortymentu. Niestety, w związku z odwróceniem korzystnego trendu, apteki zostały z nadwyżkami nierotującego towaru stanowiącego ich podstawowy koszt.

Tak więc marcowe zyski zostały w głównej mierze spożytkowane na spłatę nadmiernego magazynu w kwietniu. Maj oraz miesiące letnie nie generowały wystarczających zysków. Lekkie odbicie i powrót do normy miał miejsce we wrześniu i październiku, natomiast wraz z II falą epidemii i ponownym, częściowym lock downem pojawiły się kolejne spadki obrotów. Pocieszeniem może być fakt, że kolejne odbicie rynku przyniesie efekt in plus dzięki ograniczonym aktualnie zakupom.

Powyższe przykłady potwierdzają jak ważna jest właściwa polityka magazynowa. To od działań magazynowych powinniśmy zacząć proces ratowania naszych przedsiębiorstw. Pamięć o przytoczonych zależnościach w czasie aptecznej hossy pozwoli z kolei maksymalizować zyski.