Zaplanuj przyszłość

Rozmawiając z wieloma aptekarzami daje się wysnuć wniosek, że częstokroć nie są planowane rzeczy, które są naprawdę ważne i powinny być planowane. Niewiele aptek planuje swój roczny budżet, a stosunkowo dużo kieruje się zasadą „co będzie to będzie”, „zobaczymy co los przyniesie”. Wielu powie, że apteka to nie jest zwyczajny biznes, tylko podmiot o bardzo wielu funkcjach zdrowotnych i społecznych. Oczywiście, jest to prawda, aczkolwiek podstawą bytu każdej apteki są silne fundamenty ekonomiczne, a dobry plan budżetowy sprzyja właściwemu funkcjonowaniu apteki i pomaga osiągnąć lepsze rezultaty.
Niniejszym artykułem rozpoczynamy cykl przybliżający tematykę planowania finansowego, który może pomóc w budowaniu dobrej przyszłości dla apteki. W pierwszym odcinku będziemy chcieli Państwa zachęcić do zrobienia bardzo prostego planu budżetowego apteki, koncentrującego się w szczególności na przychodach, kosztach i zyskach.

1. Czym jest plan budżetowy apteki?

W najprostszym ujęciu plan budżetowy składa się z trzech części:

– wartość sprzedaży / przychodów
– wartość kosztów
– wartość zysku

W każdej z tych pozycji znajduje się wiele punktów, przy czym zysk jest wynikową wartości sprzedaży i wartości kosztów. Plan oczywiście winien być rozpisany na miesiące, co może być zrobione nawet przy użyciu najprostszego arkusza kalkulacyjnego, tak jak w przykładzie poniżej:

2. Jak zaplanować wartość kosztów?

Koszty w aptece zasadniczo można podzielić na dwie grupy:

a. Związane z zakupem produktów
Musimy wziąć pod uwagę wzrost cen produktów, zmiany regulacyjne czynione przez państwo, zmiany warunków zakupu u dostawców, itp. Na tym etapie proponuję przyjąć, że będą one stanowiły podobny procent sprzedaży jak w roku ubiegłym. W naszym przykładzie jest to 73 proc.

b. Związane z bieżącą działalnością
Tutaj musimy wziąć pod uwagę potencjalne wzrosty kosztów najmu lokalu, koszty wzrostu płac dla personelu i zaplanować takowe na poszczególne miesiące, wzrosty kosztów energii, etc. Sugeruję na tym etapie przyjąć (oczywiście, jeżeli nie ma jakichś nadzwyczajnych wydarzeń) wzrost kosztów na poziomie ok. 5-7 proc. w stosunku do roku ubiegłego.

3. Jak zaplanować wartość przychodów?

Występują różne podejścia do planowania przychodów. Warto wyznaczyć sobie ambitny cel, bo on motywuje do działania. A ambitny cel to taki, który poprawi zyski rok do roku, będzie lepszy niż wzrost rynku, etc.
Przykład:

– wzrost obrotów przeciętnej polskiej apteki wyniósł w 2009 r. ok. 7 proc.
– jeżeli nasze obroty wzrosły bardziej, to możemy być z siebie zadowoleni ponieważ osiągnęliśmy lepszy rezultat niż przeciętna apteka.

Prognozy wzrostu rynku na rok 2010 mówią o wzroście o ok. 5-8 proc. W związku z tym przeciętnie powinniśmy także przyjąć powyższe wzrosty jako wytyczną przy tworzeniu planu sprzedaży. Oczywiście, należy wziąć pod uwagę różnego rodzaju uwarunkowania:

– regionalne (otwarcie w pobliżu nowej apteki, prywatnej praktyki lekarskiej, etc.),
– regulacyjne (nowe leki na listach refundacyjnych),
– sezonowość, itp.

Analizując przychody ubiegłoroczne warto myśleć w kategoriach schematu podanego w powyższej ramce. Warto analizować wszystkie powyższe składniki przychodów, tzn. ilość pacjentów, ilość zakupionych przez pacjenta produktów i średnią cenę produktu. Takie zaplanowanie i myślenie o przychodach, w przypadku problemów z osiąganiem celu, wskaże nam dokładniejsze miejsce, gdzie mamy problem. Planowanie przychodów jest także bardzo mocno związane z zadowoleniem właściciela apteki z obecnego poziomu przychodów, kosztów i zysków. Jeżeli nie jesteśmy zadowoleni i oczekujemy większych zysków, i w związku z tym zaplanowalibyśmy przychody na poziomie znacząco odbiegającym od wzrostu rynku, to musimy oczywiście odpowiedzieć sobie na pytanie: „Co zrobię więcej lub inaczej prowadząc aptekę w stosunku do roku ubiegłego?”, ponieważ istnieje zasada, że: „Jeśli chcesz osiągnąć więcej, musisz zrobić coś więcej”.W zaprezentowanym w powyższej ramce przykładzie widać, iż zaplanowanie wzrostu sprzedaży o 5 proc. i wzrostu kosztów o 7 proc. prowadzi do spadku zysków o 65 proc. A są miesiące w roku przynoszące straty. W takim przypadku mamy dwie możliwości: a. podejmujemy działania prowadzące jednak do wyższego wzrostu przychodów. b. optymalizujemy koszty.

4. Co robić z zaplanowanym budżetem?

– Co miesiąc róbmy podsumowanie co rzeczywiście udało się osiągnąć. Comiesięczne podsumowanie daje informację, na ile nasze plany są realizowane.
– Porównujmy nie tylko konkretne miesiące, ale róbmy także zestawienia sumaryczne od początku roku.
– Zestawiajmy osiągnięte przez siebie wyniki z wynikami dla regionu, jeśli takowe posiadamy lub dla przeciętnej apteki w Polsce. Informacje nt. sprzedaży aptecznej można pozyskać w publikacjach firm monitorujących rynek w Internecie.
– Zestawiajmy osiągnięte przez siebie wyniki i porównujmy rok do roku.
– Wprowadzajmy działania naprawcze, jeśli nie realizujemy w dłuższym okresie czasu założeń. Jeżeli nie wprowadzimy działań naprawczych może się okazać, że rok skończymy ze stratą, która w konsekwencji może doprowadzić do zamknięcia apteki.

Zachęcamy Państwa serdecznie do przygotowania prostego budżetu dla apteki i stałego monitorowania jego realizacji. Ułatwi to w znaczny sposób osiąganie satysfakcjonujących rezultatów ekonomicznych. W następnym odcinku naszego cyklu skoncentrujemy się na dokładnym omówieniu strony przychodowej.