Prowadzenie apteki
Praca na priorytetach
7 minut
Łącząc elementy zasady Pareto i Parkinsona, wysuwają się następujące wnioski
- liczbę zadań należy ograniczyć do najważniejszych (dotyczy to również sytuacji, gdy kierownik deleguje zadania farmaceutom).
- czas wykonania zadania należy ograniczyć do najważniejszych czynności.
Prostym narzędziem niezwykle przydatnym w identyfikowaniu priorytetów jest matryca Eisenhowera. Pozwala ona na dzielenie obowiązków/czynności na:
- pilne i ważne: są to zadania strategiczne, ważne w osiągnięciu naszego celu, są to jednocześnie czynności konieczne do wykonania w możliwie jak najszybszym czasie,
- ważne, ale niepilne: zadania, które są ważne w odniesieniu do realizacji celu, ale ich realizacja może poczekać, bez uszczerbku dla końcowego efektu,
- pilne, ale nieważne: to zadania, które musimy wykonać w miarę szybko, ale nie mają one znaczenia w osiągnięciu celu,
- niepilne i nieważne: zadania, które z punktu widzenia realizacji celu nie mają żadnego znaczenia, a czas ich realizacji nie jest w żaden sposób ograniczony.
Chcąc skorzystać z tego narzędzia musimy ustalić swoją listę zadań i kolejno wpisywać te zadania w matrycę, zgodnie z powyższym schematem. Jeśli już zidentyfikujemy zadania, które są dla nas najważniejsze, warto je uporządkować. Dobrą metodą jest połączenie ich w grupy. Może się to odbywać według poniższych przykładów:
- Spotkania z przedstawicielami firm
Ustalmy konkretne dni i godziny na spotkania. Może to być jeden lub dwa dni w tygodniu. Wpiszmy w kalendarz wszystkie wizyty przedstawicielskie. Nie planujmy w tym czasie innych czynności, czy obowiązków (np. sprzedaż za pierwszym stołem) - Odpisywanie na maile
Ograniczmy sprawdzanie poczty do konkretnych pór w ciągu dnia. Wystarczy, że sprawdzimy pocztę rano i w godzinach popołudniowych. Nie zaglądajmy do skrzynki mailowej w każdej swojej wolnej chwili. - Wysyłanie zamówień
Jeśli przygotowujemy większe zamówienia do danego dostawcy i robimy to systematycznie, jesteśmy w stanie zaplanować tę czynność. Zamówienie z pewnością będzie bardziej przemyślane i dostosowane do faktycznych potrzeb.
Chcąc dobrze zarządzać sobą w czasie, bazując na priorytetach, warto pamiętać o asertywności. Dlaczego? Umiejętność odmawiania i szanowania swojego czasu (swoich zaplanowanych czynności) pozwoli efektywnie działać i realizować zamierzone działania. Mówienie „nie” bywa trudne do opanowania. Wydaje nam się, że odmowa stawia nas w złym świetle. Pamiętać należy jednak o tym, by odmawiając, zachować kulturę osobistą i robić to z poszanowaniem naszego współrozmówcy.
Mówiąc o pracy na priorytetach nie można zapomnieć o tzw. „złodziejach czasu”, którzy zakłócają nam pracę i nie pozwalają angażować się w naprawdę najistotniejsze dla nas czynności. Warto zatem ich poznać. Dla każdego „złodziej czasu” może mieć inne oblicze. By zdiagnozować, co nam zabiera cenny czas, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, co robię najczęściej, gdy uciekam od wzięcia się za właściwe obowiązki (może to być np.: przeglądanie mediów społecznościowych, zaparzenie kolejnej kawy)? Ważne w tym momencie jest to, by szczerze odpowiedzieć sobie na to pytanie.
Kiedy zdefiniujemy, dokąd „uciekamy” przed właściwymi obowiązkami, oszacujmy, ile minut dzienne zajmują te czynności. Jeśli uciekamy w media społecznościowe i szacujemy, że je przeglądamy średnio godzinę dziennie, w skali tygodnia jest to 7 godzin, a w miesiącu 28 godzin. A to już ponad doba, której często nam brakuje…
Jeśli uda się nam wskazać konkretne czynności, które zaprzątają nam głowę i odrywają od ważnych obowiązków, należy znaleźć sposób na pozbycie się ich. Wyeliminowanie niepożądanych zachowań może okazać się trudne. Z pewnością jednak świadomość czynności, które obniżają naszą efektywność w pracy, będzie już wielkim krokiem do osiągnięcia sukcesu. Przyniesie to korzyść zarówno osobom zarządzającym, jak i ich pracownikom.