Krajowy System e-Faktur – wytyczne resortu finansów

Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców.

Etapy wdrażanie KSeF

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.

„Offline24” – szczegóły rozwiązań

Przygotowaliśmy usprawnienia dla przedsiębiorców, które będą ich wspierały we wdrożeniu KSeF. Najważniejszym z nich jest wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24”. Konstrukcja rozwiązania realizuje dwa postulowane przez przedsiębiorców cele.

1. Po pierwsze, ułatwienia w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny.
2. Po drugie, z rozwiązania można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF.

To rozwiązanie oznacza uwzględnienie zasadniczych postulatów przedsiębiorców w zakresie wystawiania faktur w KSeF.

Zaproponowane rozwiązanie, w połączeniu z uzupełnieniem rozwiązań w zakresie trybu online wystawiania faktur w KSeF, realizuje oczekiwane przez przedsiębiorców rozwiązania, tj.:

• utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,
• ułatwienie obiegu faktur w przypadku, gdy nabywca, czy to krajowy, czy zagraniczny nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,
• ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,
• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę. 

Aplikacja mobilna KSeF w twoim smartfonie

Przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców korzystających już teraz z dobrowolnego KSeF jest ona dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Docelowo, zostanie ona zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, dzięki czemu obecni użytkownicy będą mogli płynnie przejść do realizacji obowiązku wystawiania e-faktur po 1 lutego 2026 r.

Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym, użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz bezpieczne udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo, aplikacja mobilna pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury. Poprawna wysyłka faktury gwarantuje, że znajdzie się ona w KSeF.

Nabywcy korzystając z Aplikacji Mobilnej KSeF będą mieli możliwość szybkiej weryfikacji istnienia e-faktury w KSeF.

Korzyści ze stosowania KSeF

• możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni),
• brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizacji większości faktur,
• brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur – w KSeF faktura nie zaginie,
• mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur,
• możliwość szybkiej zautomatyzowanej wymiany faktur elektronicznych między firmami,
• możliwość automatycznego importowania danych z dokumentów zakupowych do systemu finansowo-księgowego,
• wprowadzenie jednolitego formatu faktury,
• brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających,
• uszczelnienie systemu podatkowego przez domniemanie autentyczności pochodzenia faktury,
• bezpieczeństwo i nienaruszalność danych – gwarancja, że treść faktury znajdującej się w KSeF nie ulegnie zmianie,
• transparentność obrotu gospodarczego.

***

MATERIAŁY DO POBRANIA:

KSeF w pigułce

KEeF – założenia biznesowe

KEeF – broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej

KSeF – podręcznik [cz. 1]: Rozpoczęcie korzystania z KSeF

KSeF – podręcznik [cz. 2]: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF

KSeF – podręcznik [cz. 3]: Dodatkowe funkcjonalności KSeF

KSeF – podręcznik [cz. 4]: KSeF w JST i GV. Pozostałe modele uprawnień

źródło: Ksef.podatki.gov.pl / Gov.pl

***

ZOBACZ TAKŻE:

KSeF krok po kroku: instrukcje resortu finansów (WIDEO) – cz. 1

KSeF krok po kroku: instrukcje resortu finansów (WIDEO) – cz. 2

KSeF krok po kroku: instrukcje resortu finansów (WIDEO) – cz. 3: Użytkowanie aplikacji mobilnej

źródło: Ksef.podatki.gov.pl

***

Jeśli masz pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, prześlij je do nas na adres:

redakcja@farmacjapraktyczna.pl

Pytania możesz również zadawać w komentarzach pod postami w naszych serwisach na Facebooku i Instagramie.

Wybrane przekażemy naszym ekspertom, a ich odpowiedzi, rekomendacje oraz instrukcje opublikujemy w naszym serwisie.