Opieka farmaceutyczna
Prokrastynacja – jak nie zwlekać z działaniem?
7 minut
Jak temu zaradzić?
Świadomość siebie
Kiedy już zauważymy, że uciekamy od wykonania jakiegoś ważnego zadania, warto zatrzymać się na moment i wsłuchać się w siebie. Na podstawie obserwacji uczciwie i szczerze odpowiedzieć na pytanie: „Co sprawia, że odwlekam to konkretne działanie?” Jeśli okaże się, że problem tkwi w braku wiary we własne możliwości, wówczas pomocna może okazać się praca nad negatywnymi przekonaniami. Istotne jest skupienie się na swoich mocnych stronach, myśli hamujące nasz potencjał należy zastąpić tymi pozytywnymi, które nas wspierają. Nie jest to łatwe, ale nie niemożliwe.
Świadomość istnienia pewnych reguł planowania
Niezależnie od tego, co jest źródłem prokrastynacji, pomocne okażą się uniwersalne zasady zarządzania sobą w czasie:
- Prawo Parkinsona – mówi o tym, że mając określony czas na wykonanie danego zadania, zostanie ono wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie. Mamy tendencję do odwlekania w czasie swoich zadań, czyli mając do dyspozycji 4 godziny, prawdopodobnie wypełnimy cztery godziny. Co z tego wynika? Wniosek jest prosty: stawiajmy sobie krótsze ramy czasowe!
- Matryca Eisenhowera – 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, gen. Dwight Eisenhower, twierdził, że to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. Na tej podstawie powstało jedno z najskuteczniejszych narzędzi zarządzania sobą w czasie. Tzw. Matryca Eisenhowera jest bardzo pomocna w określaniu rzeczy ważnych i pilnych, wyodrębnia jednocześnie sprawy, które nie są priorytetowe (patrz: ramka). Istotą tej metody jest skupienie się na rzeczach ważnych i niedopuszczenie, by sprawy o niskiej pilności stały się nieoczekiwanie naglące. Skategoryzowanie w taki sposób wszystkich czynności wykonywanych przez farmaceutów na co dzień pokazuje, czy efektywnie zarządzamy sobą i zespołem w czasie. Taka kompleksowa wizualizacja zwiększa skuteczność i efektywność, minimalizując tym samym prokrastynację. Natomiast najlepszym antidotum na odwlekanie jest stymulowanie motywacją, czemu służy poznanie pewnych uniwersalnych mechanizmów ułatwiających organizację i przede wszystkim rozwijanie świadomości samego siebie.
Matryca Eisenhowera w praktyce:
Matryca, zwana też Kwadratem Eisenhowera, dzieli czynności na cztery kategorie:
1. ćwiartka: rzeczy ważne i pilne, które powinniśmy zrealizować jak najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje. Mogą to być nieoczekiwane kryzysy, sytuacje nagłe, jak na przykład awaria komputerów czy problemy z dostawą leków. W tej ćwiartce mieszczą się także czynności będące efektem zaniedbania i/lub niewykonania wcześniejszych zadań.
2. ćwiartka: rzeczy ważne, ale niepilne, wiążą się z realizacją celów, z rozwojem zgodnym z wyznawanymi wartościami. Tu realizujemy np. strategię rozwoju apteki zgodną z ustanowioną wcześniej wizją, na przykład doskonalenie poszczególnych kompetencji – zarówno farmaceutów, jak i kierowników aptek. Tu mieści się także systematyczna aktualizacja zamówień na leki, utrzymanie pozytywnych relacji z kontrahentami itd. Te czynności są rozłożone w czasie i wykonywane regularnie.
3. ćwiartka: rzeczy pilne, jednak mało ważne, czyli sprawy bieżące, typu: uregulowanie płatności, niektóre telefony, maile, spotkania.
4. ćwiartka: czynności nieważne i niepilne, które często okazują się tzw. „złodziejami czasu” i to właśnie one sprzyjają prokrastynacji, bo skutecznie odwracają uwagę od tego, co ważne i pilne.